Перевод сотрудника на удаленку: учитываем детали и в итоге экономим. Самозанятые и аутсорсеры дистанционный сотрудник По данным J’son & Partners Consulting и «1С-Битрикс», в среднем работодатель экономит до 170 000 руб. в год на одном удаленном сотруднике

Сколько стоит содержание 2 сотрудников:

Статьи затрат, руб.	Показатели	Периодичность
Количество сотрудников в штате, чел	2
Норма офисной площади на одного сотрудника, кв.м.	6
Цена аренды кв.м. офисного помещения 1 кабинет	9 000	ежемесячно
Коммунальные услуги по офисному помещению, руб/кв.м.	100	ежемесячно
Средний расход услуг интернет на 1 сотрудника	600	ежемесячно
Средний расход канцелярских товаров на 1 сотрудника	300	ежемесячно
Средний расход услуг связи на 1 сотрудника	300	ежемесячно
Заработная плата сотрудника квалификации №1	35 000	ежемесячно
Заработная плата сотрудника квалификации №2	20 000	ежемесячно
Обновление программ или покупка лицензии ПО	1 500	ежеквартально
Обучение персонала	6 000	ежегодно
Страховые взносы, %	30
Ставка НС и ПЗ, %	0,2
Обновление автоматизированного рабочего места:
Системный блок	15 000	1 раз в 5 лет
Монитор	5 000	1 раз в 5 лет
Флешки, периферия, иные ИТ расходники	4 500	1 раз в 5 лет
Прочее	1 500	1 раз в 5 лет
Мебель	18 000	1 раз в 7 лет
Программный продукт разовая лицензия	25 000	1 раз в 10 лет
Доля разворачиваемой сетевой инфраструктуры*	105 000	1 раз в 10 лет
* LAN между кабинетами, общий принтер и сервер для БД и CRM
Расчет стоимости содержания 2 сотрудников
Статьи затрат	1 квартал	2 квартал	3 квартал	4 квартал	1 год	2 год	3 год	4 год	5 год	6 год	7 год	8 год	9 год	10 год	11 год	12 год	13 год	14 год	15 год	16 год
Эксплуатационные расходы организации, всего,	292 730	286 730	286 730	286 730	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920
в том числе:	292 730	286 730	286 730	286 730	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920
Содержание и эксплуатация помещения	57 600	57 600	57 600	57 600	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400	230 400
Аренда офисного помещения	54 000	54 000	54 000	54 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000	216 000
Коммунальные услуги	3 600	3 600	3 600	3 600	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400
Офисные расходы	3 600	3 600	3 600	3 600	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400	14 400
Интернет	1 800	1 800	1 800	1 800	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200	7 200
Канцелярские товары	900	900	900	900	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600
Услуги связи ГТС	900	900	900	900	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600	3 600
Фонд заработной платы бухгалтерии,	165 000	165 000	165 000	165 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000
в том числе	165 000	165 000	165 000	165 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000	660 000
Сотрудник 1 квалификации	105 000	105 000	105 000	105 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000	420 000
Сотрудник 2 квалификации	60 000	60 000	60 000	60 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000	240 000
Расходы по эксплуатации и содержанию рабочего места сотрудников, всего	1 500	1 500	1 500	1 500	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000
в том числе:	1 500	1 500	1 500	1 500	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000
Обновление или покупка лицензий (ПО)	1 500	1 500	1 500	1 500	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000
Услуги сторонних организаций:	6 000	0	0	0	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000
Обучение персонала (профильные курсы)	6 000	0	0	0	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000	6 000
Страховые взносы во внебюджетные фонды, всего	56 430	56 430	56 430	56 430	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720
в том числе:	56 430	56 430	56 430	56 430	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720	225 720
Страховые взносы (34%)	56 100	56 100	56 100	56 100	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400	224 400
Отчисления в связи с профзаболеваниями и травматизмом (0,2%)	330	330	330	330	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320	1 320
Амортизация основных средств (срок полезного использования АРМ – 5 лет))	2 600	2 600	2 600	2 600	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400	10 400
Инвестиционные расходы организации, всего,	69 000	0	0	0	69 000					69 000					69 000					69 000
в том числе:	69 000	0	0	0	69 000					69 000					69 000					69 000
Автоматизированное рабочее место	26 000	0	0	0	26 000					26 000					26 000					26 000
Системный блок	15 000				15 000					15 000					15 000					15 000
Монитор	5 000				5 000					5 000					5 000					5 000
Флешки, периферия, иные ИТ расходники	4 500				4 500					4 500					4 500					4 500
Прочее	1 500				1 500					1 500					1 500					1 500
Мебель	18 000	0	0	0	18 000					18 000					18 000					18 000
Программное обеспечение	25 000	0	0	0	25 000					25 000					25 000					25 000
Доля разворачиваемой сетевой инфраструктуры	105 000	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	0	105 000	0	0	0	0	0
Таким образом, по итогам первого года стоимость содержания:
единовременные затраты	174 000	0	0	0	69 000	0	0	0	0	69 000	0	0	0	0	174 000	0	0	0	0	69 000
текущие (эксплуатационные расходы)				ГОД	1 221 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 221 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 221 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 152 920	1 221 920
				НАРАСТАЮЩИМ	1 221 920	2 374 840	3 527 760	4 680 680	5 833 600	7 055 520	8 208 440	9 361 360	10 514 280	11 667 200	12 889 120	14 042 040	15 194 960	16 347 880	17 500 800	18 722 720

Источник: расчеты компании решение-верное.рф (скорректированные)

Через какое-то время работа с удаленными сотрудниками станет для некоторых видов бизнеса не только выгоднее, но и удобнее (в силу развития и, самое главное, проникновения в культуру повседневных дел, информационных технологий.

Поэтому если вы задумываетесь о том, чтобы:

использовать труд фрилансеров (аутсорсинг);
в перспективе перевести часть специалистов на дистанционную работу,

то самое время разобраться в тонкостях этого вопроса.

Ст. 312.1 ТК РФ определяет несколько ключевых характеристик дистанционной работы:

трудовая функция выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства и вообще любого обособленного структурного подразделения, в том числе находящегося в другой местности;
трудовая функция выполняется вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под прямым или косвенным контролем работодателя;
условие для выполнения трудовой функции и взаимодействия между работодателем и работником — использование информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования.

Если вы определились, каких именно работников избавить от необходимости приезжать в офис, то вам нужно следовать определенному алгоритму действий.

Задача 1. Заручиться согласием сотрудника на дистанционную работу

Одно дело, когда вы изначально нанимаете специалиста с условием удаленной работы. Другое — когда сотрудника, работающего несколько лет в офисе, нужно оповестить о том, что скоро он будет трудиться из дома. Скорее всего, этот факт его обрадует. И если он согласится на перемены, то будет достаточно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору.

Но иногда работодатели сталкиваются и с недовольством. Дело в том, что в случае с удаленной работой сотрудник вынужден самостоятельно обустраивать свое рабочее пространство и обеспечивать себе удобные условия. Но не у всех есть такая возможность.

Если сотрудник не согласен на дистанционную работу, то вам придется:

Согласно ст. 74 ТК РФ зафиксировать наличие оснований для изменения организационных и технологических условий труда.

В этом случае главная задача — обосновать необходимость перевода сотрудника на работу в дистанционном режиме, то есть назвать конкретную весомую причину.

Если организационные изменения есть, то вы должны их оформить. То есть издать соответствующий приказ, а также приказ об изменении условий труда у конкретных работников. Если название должности меняться при этом не будет, то приказ об изменении штатного расписания можно не издавать.

Обратите внимание на Апелляционное определение Московского городского суда от 04.04.2019 по делу N 33-14969/2019, в котором объясняется, в каких случаях отказ работника от перевода в рамках изменения условий труда не является поводом для его увольнения.

Правда, в определении приводится обратная ситуация, когда сотрудника переводят с удаленки в офис, обосновывая это изменением организационных или технологических условий труда — ему дали в подчинение сотрудника. На новые условия он не согласился, по причине чего был уволен. Суд признал действия работодателя незаконными, так как он сохранил условия труда. В результате реорганизации не изменились функции, которые сотрудник изначально выполнял удаленно, поэтому его работа в офисе не стала обязательной.

За два месяца уведомить сотрудника об изменениях.

Это нужно будет сделать, даже если больше ничего не меняется — ни рабочий график, ни оплата. Сам факт перехода на дистанционную работу — это изменение условий трудового договора, поэтому предупредить сотрудника нужно в любом случае.

Предложить другую работу в письменном виде.

Если альтернатива отсутствует, то встает вопрос об увольнении работника. Поскольку эта процедура не простая, лучше постараться договориться с ним об увольнении по соглашению сторон. Помните о том, что изменение трудового договора всегда таит в себе риски судебных обжалований.

Если сотрудник не соглашается с новыми условиями, выплатите ему выходное пособие в размере двухнедельного заработка и расстаньтесь с ним.

Задача 2. Изменить трудовой договор

О месте работы

Необходимо добавить условие о дистанционной работе, то есть изменить формулировку места работы. И это нужно сделать обязательно.

В Письме Минфина РФ от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978 уточняется, что из определения дистанционной работы, данного в ст. 312.1 ТК РФ, следует, что для работника на удаленке местом постоянной работы является место его нахождения.

Есть Определение ВС РФ от 16.09.2019 N 5-КГ19-106, которое показывает, с какими проблемами может столкнуться компания, если при переводе сотрудника на дистанционную работу не меняет место работы в трудовом договоре.

Ситуация заключалась в следующем: сотрудник на протяжении 10 лет работал из дома, но условия об этом в трудовом договоре не было, дополнительное соглашение стороны не заключали. Спустя время работодатель принял решение его уволить за прогул, так как тот отсутствовал в офисе.

Сотрудник пошел в суд, и суды первой и второй инстанции признали увольнение законным. Они посчитали, что уволенный сотрудник не может документально подтвердить, что трудится удаленно: в трудовом договоре нет формулировки о дистанционной работе — в качестве места работы указан адрес компании.

Однако Верховный суд учел несколько важных доводов истца:

Наличие корпоративной электронной почты и удаленного доступа сотрудника к рабочей системе с задачами.
Взаимодействие с работодателем по электронной почте (переписка).
Факт согласования кандидатуры работника для перевода на дистанционную работу (служебные записки компании) и свидетельские показания по этому вопросу.

В итоге Верховный суд пришел к выводу, что компания, не оформив допсоглашение, допустила нарушение. При этом работодатель знал о том, что сотрудник работает в новых условиях, так как это происходило по его поручению. Таким образом, стороны фактически договорились об изменении трудового договора, и соглашение нужно считать заключенным.

Играет роль, какой город вы укажете — от этого зависит, будут ли применяться районные коэффициенты или северные надбавки. Согласно ч. 2 ст. 146 ТК РФ, труд работников, занятых в местностях с особыми климатическими условиями, оплачивается в повышенном размере.

Так, например, если офис расположен в Москве, но компания нанимает сотрудника из города Череповец и прописывает это в трудовом договоре, то она должна платить ему районный коэффициент в значении 1,25 (Постановление Правительства РФ от 16.07.92 № 494).

В обзоре актуальных вопросов за февраль 2019 года Роструд объясняет, нужно ли выплачивать районный коэффициент и процентную надбавку к зарплате дистанцинному сотруднику, зарегистрированному по месту жительства в районе Крайнего Севера. По мнению экспертов, если в трудовом договоре не установлено место выполнения работы, то придется выплачивать зарплату в повышенном размере. Но это условие можно уточнить в дополнительном соглашении.

О рабочем времени

Условие о рабочем времени можно либо менять, либо не менять. Согласно ст. 312.4 ТК РФ, режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник устанавливает себе сам, если иной вариант не прописан в трудовом договоре. Практика показывает, что потребность указывать рабочее время в договоре зависит от специфики работы и необходимости коммуницировать с сотрудником в определенное время. Одним словом, если вы каждый день в 10 утра проводите рабочее совещание и в течение дня отправляете сотруднику срочные задачи, то лучше рабочее время установить на бумаге.

Указывая рабочее время, предусмотрите некоторые моменты:

Если вы устанавливаете пятидневку с выходными субботой и воскресеньем, то пропишите это в трудовом договоре. Иначе могут возникнуть претензии со стороны работника — например, он может потребовать оплатить работу в выходные дни. То же самое касается и ночного периода. Так, вы можете написать, что работник самостоятельно устанавливает режим своего труда и отдыха с понедельника по пятницу в рамках 40-часовой рабочей недели кроме времени с 21.00 до 7.00 утра.
Если вам важно, чтобы работник работал конкретные часы, то указывайте конкретный период рабочего времени и перерыва.

О правилах внутреннего трудового распорядка

Допустимо указать, что правила внутреннего трудового распорядка распространяется на работника в части, не противоречащей сути заключенного трудового договора.

Об охране труда

Обычно в типовом трудовом договоре прописывается, что работник обязуется соблюдать правила охраны труда, проходить инструктажи, а работодатель обязуется обеспечивать соблюдение требований охраны труда. Все эти фразы из трудового договора с дистанционным сотрудником придется убрать, но добавить некоторые условия.

Если вы доверяете работнику оборудование или служебный телефон, то вам нужно будет разработать соответствующую инструкцию по охране труда и ознакомить его с документом (лист ознакомления).

Следует также прописать необходимость соблюдения предписаний госорганов, а также расследование несчастного случая.

Об условиях труда

Обязательно следует прописать, что условия труда не определяются.

Об особенностях документооборота

Также важно закрепить на бумаге, как работник будет взаимодействовать с вами. Он может присылать свои отчеты по работе по почте, обсуждать рабочие вопросы в мессенджерах, созваниваться с вами в Skype. Поскольку инструментов на сегодняшний день много, то одной только фразы «по сети интернет» будет недостаточно.

Вы можете прописать, что задание сотрудник получает на электронный ящик (указать какой именно), что он находится на связи по телефону (указать номер), по понедельникам и четвергам (указать время) выходит на связь в Skype для уточнения рабочих моментов.

Вы также можете сформулировать особенности документооборота следующим образом: взаимодействие сторон осуществляется путем обмена электронными документами с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи. Но в этом случае вам придется решить вопрос, кто именно возьмет на себя затраты по оформлению такой подписи.

Задача 3. Решить вопрос с электронной подписью

Электронная подпись позволяет пересылать без оригиналов приказы, заявления, ознакомления с приказами и другие документы, кроме трудового договора, трудовой книжки.

Однако вы можете ее и не использовать. Только тогда документооборот серьезно усложнится: придется пересылать друг другу оригиналы по почте.

Гораздо проще оформить электронную подпись. Но поскольку законодательство не регламентирует, кто именно берет на себя эту обязанность и сопутствующие расходы, то можно прописать, что работник самостоятельно, за свой счет, занимается ее получением.

Сколько денег экономит один удаленный сотрудник?

По данным J’son & Partners Consulting и «1С-Битрикс», в среднем работодатель экономит до 170 000 руб. в год на одном удаленном сотруднике. В масштабе всей российской экономики сумма составляет 68 млрд руб. Экономия на арендуемых рабочих местах — до 160 000 руб. в год на одно место. Экономия на заработной плате в Москве — 20 000 руб. в месяц за счет разницы в зарплатах в регионах.

Источник статьи kontur.ru

Консалтинговые услуги