Чтобы выжить в жесточайшей конкурентной борьбе, современной компании жизненно необходимо быстро реагировать на изменения рынка и рационально использовать имеющиеся ресурсы. Однако со временем эффективность снижается — часть действий и процедур устаревает, отделы начинают дублировать задачи друг друга. Именно поэтому своевременный аудит бизнес-процессов так важен. Зная слабые места предприятия, руководство может предпринять соответствующие меры и оптимизировать работу.
Определения
Бизнес-процесс — это цепочка логически связанных, периодически повторяющихся операций, в ходе которых ресурсы организации используются для переработки объекта (виртуально или физически). Иными словами, это некий отрезок работы предприятия с реальными, измеримыми результатами.
Внутренний аудит бизнес-процессов — это анализ всех видов деятельности компании: производственной, коммерческой, социальной. Его задача заключается в определении, насколько эффективно функционируют основные структурные подразделения фирмы и каналы передачи информации.
Когда проводить
1. После внедрения новой документации и инструкций. Например, при установке другого ПО. В этом случае проводить аудит лучше не сразу же, а спустя некоторое время, необходимое для "обкатки" и тестирования. Глубина проверки зависит от масштабности изменений и важности данного процесса для компании.
2. Плановый аудит. Проводится согласно установленному графику, не реже 1 раза в год.
3. Внеплановый аудит. Организовывается по требованию высшего руководства или менеджера, отвечающего за конкретный бизнес-процесс. Такая потребность может возникнуть в случае, если:
- произошёл крупный сбой;
- периодически поступают жалобы от клиентов процесса (внешних и внутренних);
- есть предложения и идеи по улучшению процесса.
Обобщив, можно сказать, что аудит бизнес-процессов необходим во всех случаях, когда в компании происходят какие-либо перемены.
Виды бизнес-процессов
В современной теории менеджмента общепринято деление процессов на основные и вспомогательные. К первой группе относится всё, что позволяет организации зарабатывать деньги и достигать определённых целей:
- производство товаров/предоставление услуг;
- маркетинг и продажи;
- логистика и сервис доставки;
- общение с поставщиками и посредниками;
- налоговый учёт;
- поддержка клиентов.
Вспомогательными, в свою очередь, называют те процессы, которые обеспечивают выполнение основных, предоставляют необходимые ресурсы и информацию. Это внутренние функции, такие как управление кадрами, бухгалтерский учет, обеспечение безопасности объекта.
Бизнес-процессы: примеры и описание
Важно отметить, что у каждой конкретной компании есть свой список бизнес-процессов, с учётом её размеров и специфики деятельности.
К основным элементам любого БП относятся:
- входные данные;
- ресурсы (люди, оборудование, инфраструктура, программное обеспечение);
- критерии (требования клиентов, стандарты, законы);
- документы и записи (платёжки, заявки, заказы, квитанции, счета);
- выходные данные (продукт, его часть, либо необходимая информация);
- измерение результатов (аудит, мониторинг, анализ).
Кроме того, у каждого процесса должен быть назначенный владелец, ответственный за конечный результат.
Давайте посмотрим, как можно описать бизнес-процессы. Примеры мы взяли из двух абсолютно разных по своей сути сфер.
Первая компания занимается продажей франшиз. В её работе с клиентами можно выделить 4 основных бизнес-процесса. В свою очередь, каждый из них состоит из нескольких операций.
- Квалификация. Задача: обработать заявку. Данный этап позволяет создать воронку и оценить эффективность маркетинга. Сотрудник обрабатывает полученную заявку и переводит её в статус "Квалифицирована" либо "Отказ". Все квалифицированные заявки сразу попадают в БП-2.
- Продажа. Задачи: провести презентацию, провести работу с возражениями, получить взнос и передать проект куратору. Для повышения эффективности работы разрабатывается система мотивации сотрудников, план и прогноз продаж. Сделки автоматически приходят из БП-1 или создаются менеджером вручную. После передачи куратору проект переходит в БП-3.
- Запуск. Задачи: назначение куратора, начало работы и подготовка отчёта. Этот бизнес-процесс обеспечивает пошаговый запуск франшизы. Добавляются новые функции: фиксация документов, уведомления клиентам, привлечение новых сотрудников и контрагентов.
- Роялти. Задача: вовремя получить взнос (Роялти). Сразу после запуска автоматически создаётся новый бизнес-процесс и назначается дата следующего платежа. Также составляется план мероприятий по поддержке франчайзи.
Второй пример — рекламное агентство полного цикла, выпускающее полиграфическую продукцию, наружную рекламу, самоклеящиеся материалы, а также аксессуары для гостиниц. Здесь выполняется 3 базовых процесса:
- Поиск. Необходимо найти потенциальных заказчиков, установить контакт и договориться о проведении встречи. Дополнительно нужно выяснить, откуда появился клиент (из базы, интернета или других источников), масштабы планируемой кампании (в тыс. руб.), а при необходимости — причины отказа.
- Продажа. По запросу отправляется коммерческое предложение, затем выставляется счёт. Указывается форма оплаты (100%, постоплата, гарантийное письмо). Затем заказ поступает в производство (БП-3). После отгрузки и получения обратной связи основная цель — совершить максимальное количество повторных продаж.
- Производство. При поступлении заказа начальник производства подтверждает дедлайн (крайний срок). Производятся технологические операции — допечатная подготовка, печать, послепечатная обработка. Если клиент доволен результатом, проект возвращается на БП-2, в противном случае — возвращается к началу процесса для доработки.
Удобнее всего изобразить бизнес-процессы компании в схематическом виде, показав основные связи между ними (например, переход от первой презентации к этапу продажи). Также можно представить информацию в формате таблицы:
Код процесса
|
Основные функции и задачи
|
Взаимодействие (№ структур, подразделений)
|
Способ взаимодействия
|
Коды входящей/исходящей документации
|
Контроль (ФИО ответственного за процесс)
|
|
|
|
|
|
|
Документация
Проведение аудита состоит из следующих ключевых позиций:
1. Распоряжение о проведении. Данный документ утверждается высшим руководством и содержит информацию о причинах аудита (плановый/внеплановый), целях, объектах, участниках комиссии. Тут же назначается Руководитель аудита, а также сроки разработки и утверждения программы.
2. Рабочие документы аудиторов. Сюда включаются все записи, которые аудиторы делают в ходе проверки, а также заполненные анкеты, результаты опросов, бланков интервью, тестов и т. д. Кроме того, на предприятии хранятся нормативные документы, в которых прописаны требования к рабочим документам. Они должны содержать:
- дату и место составления, ФИО проверяющего;
- источники и способы получения информации (интервью, наблюдение, анкетирование);
- подробное описание исследуемых бизнес-процессов;
- результаты всех проведённых ранее аудитов.
Заполняются рабочие документы как в произвольной, так и в заранее установленной форме — например, в виде таблиц, графиков, текста и т. д.
3. План аудита. Включает в себя несколько основных разделов: сбор и обобщение информации, проведение глубокого анализа, выводы, разработку предложений и рекомендаций, составление отчёта и презентацию результатов. В начале аудита указывается его цель, описание исследуемых бизнес-процессов, а также этапы и основные мероприятия проверки. Для каждого этапа необходимо определить ключевые задачи, методы сбора и анализа данных, сроки выполнения, ресурсы и ответственных за результат.
4. Отчёт. В данном документе подводятся итоги проведённой работы, определяются сильные и слабые стороны предприятия. В первом разделе приводятся общие выводы, а во втором — подробная информация о затраченных ресурсах и результатах.
5. Аудиторское заключение. Отображает важнейшие выводы и рекомендации по оптимизации бизнес-процессов.
Участники
В зависимости от сложности организации, её структуры, количества сотрудников и специфики бизнеса зависит, кто будет заниматься проведением проверки. Рассмотрим обязательных участников аудита.
- Инициатор и лицо, утверждающее аудит. Как правило, это кто-то из руководителей предприятия или их заместителей.
- Аудиторская комиссия. Обязательные требования к участникам — высшее образование и опыт работы не менее установленного срока.
- Руководитель комиссии. На эту должность назначают сотрудников одного из независимых подразделений компании (отделов, которые напрямую подчиняются владельцу предприятия и не участвуют в основном бизнес-процессе — служба безопасности, служба стратегического развития и т. д.). Иногда привлекают сторонних экспертов.
- Аудируемые лица. Ими могут быть любые работники организации, имеющие необходимую для проверки информацию.
В солидных компаниях нередко создают специальные комиссии для контроля над проведением аудита.
Порядок проведения
Аудит бизнес-процессов проводится в соответствии с чётко прописанными требованиями. Исследуются основные циклы деловой активности компании — снабжение, производство, продажи, инвестирование (вложение средств в модернизацию и расширение), а также управление.
Этап 1: Изучение общих закономерностей
Внутренняя проверка начинается со сбора основной информации о деятельности предприятия, его структуре и направления деятельности подразделений. В основном её получают из документов предприятия — стратегический план, правила управления, должностные инструкции, кодексы и т. п. Все данные заносятся в отчёт, где указываются:
- структура организации;
- перечень основных бизнес-процессов;
- описание работы подразделений: названия, функции, входящие и исходящие документы, результаты деятельности.
Часто после составления отчёта проводятся интервью с персоналом. Это позволяет на ранних этапах обнаружить неточности, увидеть разницу между реальным положением вещей и тем, как представляют организацию сами сотрудники.
Этап 2: Детальный анализ бизнес-процессов
На этом этапе необходимо описать последовательность и особенности выполнения разных операций на предприятии. Для удобства составляются таблицы, описывающие каждый бизнес-процесс в отдельности.
Название операции
|
Начальные данные, с поступления которых начинается бизнес-процесс.
|
Документы, справки, запросы и т. д., необходимые для выполнения задачи. Их источники.
|
Документы и отчёты, которые заполняются в ходе работы.
|
Участники бизнес-процесса: сотрудники фирмы, поставщики, клиенты.
|
Материалы и другие ресурсы, которые используются при выполнении функции и получаются в результате.
|
Значимость процесса в работе подразделения («А» — самые важные, «B» — средние, «C» — малозначительные).
|
Какие проблемы возникают при выполнении? С чьей стороны — сотрудников, клиентов, смежных подразделений? Насколько они критичны? Как влияют на стоимость, время, качество?
|
Сроки выполнения процесса.
|
Последовательность действий.
|
Кроме того, составляются подробные схемы и диаграммы деятельности, которые отображают организационную структуру компании, последовательность рабочих инструкций, взаимодействия между сотрудниками одного отдела и разных подразделений. Вся процедура должна быть задокументирована. При возможности рекомендуется организовать аудио- и видеозапись.
Этап 3: Моделирование
Цель данного этапа — систематизировать информацию о компании и её процессах в наглядной графической форме. Модель должна показывать структуру бизнес-процессов, особенности их выполнения, а также последовательность документооборота.
Вначале подготавливается структурная модель, которая отображает взаимодействие подразделений, документацию, структуру бизнес-процессов (от общих групп к частным задачам). Кроме того, показывается, как именно перемещаются данные, ресурсы и документы между основными участниками.
Готовая модель согласуется с архитекторами, ведущими программистами и специалистами организации.
На этом этапе разрабатывается подробная схема документооборота. Для этого каждому документу присваивают свой уникальный регистрационный номер/код. В упрощённом виде она выглядит так:
№
|
Название
|
Откуда приходит
|
Куда уходит
|
Информация, которую используют при заполнении документа
|
Какие действия выполняются с документом
|
Ответственный (ФИО сотрудника или название отдела).
|
|
|
|
|
|
|
|
Если в ходе проверки обнаружены какие-либо отклонения, необходимо чётко установить их причину. Она может быть как внешней, так и внутренней, объективной или субъективной (например, низкая мотивация сотрудника).
Этап 4: Подготовка отчёта и презентация результатов
На основе полученных сведений комиссия должна разработать рекомендации и предложения по совершенствованию процессов. При этом необходимо ответить на ключевые вопросы:
- С какими отрицательными побочными эффектами можно столкнуться?
- Нужно ли обновлять всю документацию?
- Как долго придётся ждать, чтобы увидеть эффект от изменений?
Далее руководитель готовит отчёт и заключение, а также презентацию результатов. Таким образом, аудит бизнес-процессов позволяет владельцам компании узнать о "слабых местах" и проблемах в организации. При этом учитывается точка зрения сразу 2-х сторон — проверяющей и проверяемой.
Усовершенствование и разработка бизнес-процессов может включать в себя мероприятия по дополнительному обучению сотрудников, доработке ПО, предложения по поощрению персонала и кадровым перестановкам.
Методы проведения аудита и источники информации
Начало бизнеса и любые значительные изменения на предприятии требуют использования максимально точной и достоверной информации. В основном это математические прогнозы, сравнение и пересчёт данных. В качестве источников данных выступают документы:
- сметы, журналы выполнения работ;
- документы для оформления заказов;
- договоры поставок;
- счета-фактуры;
- карточки расчёта себестоимости продукции;
- инвентарные карточки;
- регистры бухгалтерского учёта;
- отчёты по приходу и отпуску материальных ресурсов, карточки складского учёта;
- банковские выписки, приходные/расходные кассовые документы и т. д.
Также необходимо собрать информацию о показателях процесса — не только точные значения, но и то, как происходит расчёт плановых значений, какие меры предпринимаются в случае отклонений. Эти данные можно получить в процессе мониторинга за ходом работы, а также на интервью с сотрудниками, клиентами и поставщиками.
Ключевые показатели эффективности
В зависимости от того, с какой целью проводится аудит бизнес-процессов, используются различные критерии и методы оценивания.
Сфера деятельности
|
Показатели
|
Финансы (F)
|
- выполнение плана выпуска продукции (%);
- финансовые результаты деятельности (тыс. руб.);
- доходность вложений, инвестиций (%);
- рентабельность деятельности (%);
- оборотный капитал (тыс. руб.).
|
Отношения с заказчиками и покупателями (S)
|
- доля рынка, которую занимает организация (%);
- соотношение серийной продукции и индивидуальных заказов (%);
- количество претензий со стороны клиентов (% от общего числа заказов);
- финансовые потери от задолженности покупателей (тыс. руб.).
|
Внутренние бизнес-процессы (B)
|
- уровень производительности труда (%);
- количество запасов, которые не используются более I квартала (тыс. руб.);
- загруженность производственных станков, оборудования (%).
|
Обучение и совершенствование организации (O)
|
- затраты на повышение квалификации (тыс. руб./чел.);
- индекс удовлетворённости работников (от 0 до 10);
- соблюдение регламента документооборота (от 0 до 10);
- доля затрат на исследования (% от общей суммы расходов).
|
Используя систему сбалансированных показателей, можно сразу увидеть, на каких участках работы возникают проблемы. Наиболее сложный период в этом плане — начало бизнеса, когда сравнивать показатели ещё не с чем. Именно поэтому многие молодые компании привлекают к аудиту сторонних экспертов, которые могут оценить потенциальные риски ещё задолго до того, как те начнут серьёзно мешать работе предприятия.