В компаниях, применяющих практики, направленные на управление ИТ-имуществом (то есть документирование сетевой инфраструктуры и имущества, ИТ-аудит), стоимость владения ИТ-имуществом снижается на 15%

Зачастую руководство компаний требует от ИТ-службы обоснования необходимости ИТ-затрат: затрат на приобретение и внедрение IT-решения. Эта страничка будет полезна вам именно в таких ситуациях. Возможно, доводы, которые мы приводим здесь, станут полезными в вашем диалоге со своим руководством, поскольку затраты на аудит ИТ и внедрение IT-решение приводят в конечном счете к снижению ИТ-затрат.

Ниже приведен пример расчета экономического эффекта от внедрения IT системы одного из типов (решение проблем большого количества пользователей типа help desk с возможностью выезда).

Самое галвное - какие проблемы вашего бизнеса решит внедрение IT-системы.

Довод 1: Снижение стоимости владения

ТЭО - Снижение стоимости владения

Проведение ИТ-аудита, документирования сетевой инфраструктуры и учета имущества позволяет снизить затраты на использование, а также приобретение ИТ-имущества. Исследования компании IDC и данные, основанные на этих исследованиях, позволяют сказать, что в компаниях, применяющих практики, направленные на управление ИТ-имуществом (то есть документирование сетевой инфраструктуры и имущества, ИТ-аудит), стоимость владения ИТ-имуществом по оценкам inframanager.ru снижается на 15%.

Довод 2-й: Экономия затрат

ТЭО - Экономия затрат

45% событий, происходящих на местах пользователей, по данным зарубежных ИТ-аналитиков, требуют выхода инженера на место события для сбора информации об оборудовании, его конфигурации, подключениях к сети, установленном ПО и тому подобное. Доступность этой информации с рабочего места инженера позволяет снизить затраты на разрешение события в среднем на 25%.

С другой стороны, сокращается время простоев пользователей. При средней заработной плате сотрудников компании 15 000 рублей 342 часа экономии в месяц на простоях выражаются суммой в (15 000 / 22 / 8) х 342 х 12 = 349 773 рубля в год.

Суммарный эффект 842 253 рубля в год.

Данный расчёт весьма грубый, принимающий за основу лишь заработную плату и не учитывающий множества других факторов, заметно повышающих выведенную цифру.

В частности. Полномасштабный запуск системы создаёт постоянно накапливаемую информационную основу для совершенствования регламентов и методик, применяемых для повышения качества предоставляемых пользователям услуг. Такое совершенствование также значительно снижает время обработки событий и простоев по их вине. По данным giga Information Group время разрешения событий на рабочих местах сокращается при этом на 30-40%

Довод 3-й: бизнес-выгода

Под проектом будем понимать комплекс мер, реализация которых направлена на достижение несомненного эффекта для бизнеса в целом. Эффект этот более убедителен, если он носит денежное выражение и, соответственно, предусматривает повышение прибыльности бизнеса в целом при сохранении качества предоставляемых товаров и услуг, но, что всё-таки вероятнее, при повышении качества!

Этот эффект может быть достигнут с помощью ИТ-проекта, направленного на:

• значительное сокращение времени реакции бизнеса на связанные с его деятельностью события. К примеру, снижение времени, затрачиваемого на приобретение товара (услуги) одним клиентом ведёт к увеличению числа клиентов, обслуживаемых в единицу времени;
• повышение качества предоставляемых услуг или товаров через использование в деятельности компании передовых технологий, снижение вероятности ошибок при ручной работе, снижение времени обработки запросов клиентов;
• снижение времени простоев конечных пользователей по вине событий в ИТ-инфраструктуре.

Глобальный проект, направленный на эти цели может предусматривать проведение достаточно большого количества мероприятий:

• Аудит существующей организации и регламентов ИТ-службы в целом, Службы Поддержки и конкретных сотрудников. Выработка новых регламентов, штатного расписания и методов мотивации ИТ-персонала.
• Аудит ИТ-инфраструктуры, выявление её узких мест и определение связанных с ними рисков и выработка стратегии в политике ИТ-закупок и регламентов внесения изменений в ИТ-инфраструктуру.
• Аудит документации ИТ-инфраструктуры и выработка рекомендаций по её восстановлению, переводу в электронный формат и консолидации в рамках единой системы учёта (и управления хранимой информации).
• Аудит рынка IT-решений, выбор наиболее подходящего решения по функциональности и условиям приобретения, использования и сопровождения. Последующее приобретение продукта, его настройка, внедрение и запуск.

Для определения прибыльности проекта проведите детальный анализ из нескольких шагов:

1. Оцените стоимость ИТ-затрат в компании. В неё будут входить:

   • Фонд заработной платы штата ИТ-службы
   • Аутсорсинговые контракты
   • Бюджет, выделяемый на ИТ-закупки
   • Стоимость аренды, хозяйственного обеспечения и оборудования, приобретаемого непосредственно в интересах ИТ-службы

   Помимо этого стоит определить процент заявок, закрываемых пользователем самостоятельно, закрываемых Диспетчером Службы Поддержки (1 уровень), закрываемых Инженерами Службы Поддержки (2 уровень), закрываемых с помощью привлечения сторонних специалистов (3 уровень). Введя в рассмотрение временные и денежные параметры, можно вывести среднюю стоимость закрытия заявки на каждом этапе.

   Пусть итоговая цифра будет обозначена, как А.

2. Оцените эффективность деятельности ИТ-службы на сегодняшний день. Для этого проведите тендер между аутсорсинговыми компаниями на предмет 100% ИТ-аутсорсинга Вашей организации. Выберите оптимальный вариант. Пусть это будет В.
3. Попробуйте сформулировать — достижению каких целей служит проект? Какой эффект предполагается для конечного пользователя, ИТ-службы и бизнеса в целом?

4. Проведите оценку стоимости предполагаемого проекта. Она будет включать:

   • Стоимость закупаемого оборудования и программного обеспечения
   • Стоимость услуг привлекаемых сторонних организаций
   • Трудозатраты сотрудников ИТ-службы на реализацию проекта

   Просуммируйте затраты. Обозначим сумму, как С.

   Предположите конечную штатную структуру ИТ-службы, Службы Поддержки, организацию и содержание инфраструктуры, используемое IT-решение.

5. На основании сформулированных на третьем шаге целей и определённых на четвёртом шаге средств пересмотрите цифры, выведенные в ходе выполнения первого шага. Попробуйте отразить ожидаемый эффект в денежном выражении так, как будто проект уже реализован и действует полным ходом. Для этого придётся воспользоваться статистикой, которую предложат разработчики рассматриваемых решений и компании ИТ-аутсорсинга. Такими параметрами могут стать предполагаемый процент решения заявок по окончании проекта на каждом уровне службы поддержки и пользователем самостоятельно и время, затрачиваемое на их закрытие.

   Пусть итоговая цифра будет обозначена, как D.

6. Сравните А, В и D. Если D больше чем А или B, вернитесь к третьему шагу и начните сначала.

Если неизменно самая маленькая цифра — B, расформировывайтесь. Аутсорсинг Вашей компании выгоднее, нежели содержание собственной ИТ-службы.

Если же D — самая маленькая цифра, введите в рассмотрение параметр C и определите реальные сроки проекта, дату его полной окупаемости и дальнейшую ожидаемую прибыль.

Всё красиво? Несите полученный документ на утверждение!

Источник: inframanager.ru