Какие функции можно отдать на аутсорсинг?

 

Анна Рыбникова, Портал начинающих предпринимателей smallbusiness.ru

Едва столкнувшись с процессом производства продукта или услуги, Вы осознаете, что полнота задач, которые изначально планировалась в деятельности новой компании, шире.

Например, любой фирме сегодня, кроме людей, непосредственно занятых в производстве, необходим бухгалтер, курьер, сайт в Сети (а значит люди, которые бы его создали и поддерживали), IT-специалист и т.д. Выходит, что под каждую из таких текущих задач необходимо включать в штат сотрудника, а то и целый отдел? К счастью, это так не всегда. В современной инфраструктуре бизнеса есть место аутсорсингу.
Экономический словарь приводит следующее определение. Аутсорсинг - (англ. outsourcing) - это передача традиционных неключевых функций организации (таких, например, как бухгалтерский учет или рекламная деятельность для машиностроительной компании) внешним исполнителям - аутсорсерам, субподрядчикам.

Важная отличительная черта аутсорсинга от услуг сервиса и поддержки, имеющих разовый (эпизодический) характер, - это наличие необходимость в регулярном выполнении.

Для чего нужен аутсорсинг

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других». Получается, что главная цель передачи части функций компании-субподрядчику (аутсорсеру) – освободить ресурсы и сконцентрировать усилия для выполнения деятельности, связанной с конкурентным преимуществом компании. Еще одна причина обратиться в специализированную компанию или отдельному специалисту – это экономия. Речь может идти об экономии денег за счет исключения таких статей расходов, как налоги, взносы в фонды, оплата отпуска и больничных постоянных сотрудников и т.д. Хотя далеко не всегда услуги аутсорсера обходятся дешевле, существует и косвенная экономия. Используя аутсорсинг, Вы экономите рабочее место в офисе и собственное время на организацию работы сотрудника или отдела. Также одним из мотивов обратиться к аутсорсеру-компании может служить зачастую более качественная работа агентства, чем сотрудника, обеспеченная большим набором профессионалов и опытом выполнения тех или иных функций. Какие же задачи выгодно передать субподрядчику?

Основные формы аутсорсинга и их специфика

Условно аутсорсинг можно разделить на два вида: производственный и аутсорсинг бизнес-процессов. При производственном (или промышленном) аутсорсинге сторонней организации передаются частично или целиком производство продукции или ее компонентов. Примером такого аутсорсинга является продукция компании Nike. Она передала на аутсорсинг производство спортивной одежды, распространение и реализацию. Сама же компания оставила за собой лишь дизайн производимой одежды и управление патентами, товарными знаками. В малом и среднем бизнесе чаще всего используется аутсорсинг бизнес-процессов (АБП).  Он подразумевает передачу сторонней организации отдельных бизнес-процессов, которые не являются для компании основными, бизнес-образующими.

К таким функциям может относится ведение бухгалтерского учёта, обеспечение функционирования офиса, переводческие услуги, транспортные услуги, поддержка работы компьютерной сети и информационной инфраструктуры, рекламные услуги., обеспечение безопасности. Остановимся на самых распространенных из них подробнее.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

В теории и на практике, бухгалтерская компания может полностью выполнять все функции бухгалтерии предприятия вплоть до исполнения банковских платежей и выставления первичных документов контрагентам.

Один из главных плюсов - аутсорсинг бухгалтерского учета позволяет переложить ответственность за организацию учета и правильность его ведения на аутсорсера при условии, что это прописано в договоре. Это означает, что возмещение убытков, связанных с неправильным расчетом налогов или с несвоевременным предоставлением отчетности, происходит за счет поставщика услуг или по страховому договору (большинство серьезных бухгалтерских и аудиторских фирм страхуют свою профессиональную ответственность).

 В случае, если правильно подобрана компания (остановимся на этом подробнее позже), снижается риск принятия ошибочных решений и возрастают шансы на успех в дискуссиях с налоговыми органами.

Однако бухгалтерское сопровождение сторонней компанией имеет и недостатки. Среди них возможность потери конфиденциальности информации, а при плохой организации документооборота - первичных учетных документов. Еще одним недостатком аутсорсинга является отсутствие ежедневного контроля над деятельностью организации или специалистов, которые предоставляют бухгалтерские услуги.

IT-аутсорсинг

IT-аутсорсинг – это передача специализированной компании функций, частично или полностью связанных с информационными технологиями. IT-аутсорсинг обычно включает в себя следующие функции:

• обслуживание парка компьютерной техники предприятия;
• обслуживание компьютерной сети;
• не только плановые, но и срочные выезды специалиста.

Абонентское обслуживание компьютеров — наиболее распространенный на практике вид аутсорсинга в IT-сфере. Абонентское обслуживание компьютеров, как правило, включает в себя такие виды услуг, как настройка и обновление аппаратной части оборудования и ПО, создание защиты против взломов и проникновения в сеть, ремонт и замену оборудовния и т.д. Чаще всего такой вариант удобен именно малому или среднему бизнесу, так как дешевле использовать труд «приходящего специалиста», чем штатного сотрудника.

На практике те же фирмы часто оказывают сопутствующие услуги - поддержка работоспособности оргтехники, модернизация (upgrade) компьютерного парка, прокладка локальных сетей, IP-телефония и другие. Поэтому обслуживание компьютеров часто приобретает форму обслуживания всего комплекса информационных систем предприятия.

Аутсорсинг маркетинговых функций, в том числе интернет-маркетинга

Набор функций по маркетингу, которые можно отдать на аутсорсинг, уникален для каждой компании и определяется спецификой ее деятельности.

Как правило, процесс маркетинга начинается с анализа внешних и внутренних условий деятельности компании. На данном этапе сторонние подрядчики нередко привлекаются для изучения рынков, конкурентов, предпочтений потребителей и т.д. Аналогично и при выходе компании на новые географические рынки сбыта, где она зачастую не способна самостоятельно собрать всю необходимую ей информацию в короткие сроки и с минимальными затратами.

Набирает популярность использование сторонних call-центров для проведения прямых продаж.

Одним из самых распространенных инструментов продвижения в малом и среднем бизнесе становится интернет-маркетинг, то есть  комплекс мероприятий по изучению целевой аудитории, привлечению ее на сайт и конвертации ее в клиентов компании. Но для начала сайт нужно создать и в 90% случаев выгоднее всего привлечь для этой задачи надежное агентство. Зачастую, задачи по продвижению сайта может выполнить тот же исполнитель. Однако оптимальным представляется подход, когда часть задач по интернет-маркетингу отдается на аутсорсинг, а часть делается собственными силами. Например, медиапланирование лучше осуществлять собственными силами, т.к. здесь требуются узко специальные знания в интернет-маркетинге, а скорее знание общей маркетинговой стратегии Вашей компании.

С другой стороны, продвижение сайта через поисковые системы (SEO) намного эффективнее отдавать на аутсорсинг, поскольку в этом случае требуются не только глубокие знания алгоритмов работы поисковых систем, но и практически ежедневное отслеживание изменений в их работе и оперативное реагирование. При грамотном выборе исполнителя, Вы получаете результат, не тратя много времени на процесс.

Анализ необходимости аутсорсинга

Как мы уже говорили, существует множество других задач, которые можно, а иногда и необходимо, отдать на аутсорсинг. Среди них, переводческие услуги, логистика, уборка помещений и подобные задачи, которые не является конкурентным преимуществом компании. Однако перед тем, как принять решение о начале работы с аутсорсером, нужно четко проанализировать ситуацию с точки зрения выгодности и необходимости этого шага. Сделать это можно примерно по следующему алгоритму:

1. Определить основные цели создания бизнеса.

Для чего он создавался? Следует уделять внимание в самую первую очередь именно той деятельности, которая нацелена на достижение основных целей. А уже оставшееся время и иные ресурсы распределять между другими видами деятельности, в зависимости от их важности.

2. Описать свою предпринимательскую деятельность.

Вся деятельность предпринимателя на этом этапе описывается в виде отдельных блоков работ, либо бизнес-процессов. Далее описанные процессы разбиваются на те, которые нацелены на достижение основных целей создания бизнеса, и на все остальные — вспомогательные.

3. Оценить возможности передачи на аутсорсинг вспомогательных операций.

Оценка производится с использованием определенных критериев, в качестве которых можно использовать:

Организационные сложности. Они обычно состоят из проблем взаимодействия с внешними исполнителями по поводу несогласованных времени, формата, объема полученных результатов работ. Самое важное – четко ставить конечные цели и контролировать промежуточные результаты.

Финансовые аспекты. Финансовые аспекты включают в себя оценку и сравнение эффективности выполнения работы внешним исполнителем. Иногда аутсорсинг позволяет сэкономить, а иногда — наоборот, выходит заказчику дороже, чем если бы работа выполнялась своими силами. В последнем случае при анализе целесообразности передачи процесса на аутсорсинг необходимо взвесить, насколько повышение качества выполненных работ будет соответствовать росту стоимости операций. Например, стоимость специалиста по разработке базы данных для адвоката составляет 60000 тысяч рублей за месяц. В то же время при самостоятельном формировании базы адвокат потратил бы минимум 3 недели на изучение специализированной литературы, на приобретение которой он потратил бы, например, 600 рублей. На разработку структуры базы он бы потратил 1,5 месяца при ежедневной работе в половину рабочего дня. Если учесть, что в среднем в месяц адвокат получает прибыль в размере 120 000 рублей, то в те 1,5 месяца, пока он будет строить базу данных, он будет работать лишь по полдня и заработает, скорее всего, вполовину меньше, так как не сможет консультировать клиентов в оставшееся время. Таким образом, стоимость составления базы адвокатом будет стоить:

600 рублей + 1,5 × 60 000 = 90 600 рублей.

В то время как сторонний специалист сделает эту работу для него за 60 000 рублей. Выгода очевидна.

Как выбирать поставщика услуг?

Итак, когда вы определились с задачами для аутсорсинга и наметили два‑три агентства или отдельных специалистов для их выполнения, настало время сравнить их и выбрать поставщика услуг.

В большинстве случаев Вам понадобится бриф, то есть подробное задание для исполнителя. После того, как поставщик ознакомится с брифом, лучше всего договорится о встрече и задать все интересующие вопросы в личном разговоре. Что важно сказать и узнать во время первой встречи?

Еще раз расскажите агентству о том, кто Вы, что Вы делаете, для чего Вы их нанимаете. Подробности помогут агентству составить фон и оформление, на которых должен быть осуществлен проект.

Поговорите с агентством или специалистом об их бизнесе, об отличиях от конкурентов.

Попросите их привести несколько доводов в пользу того, что Вы должны нанять именно их. Как их работа улучшит Ваш бизнес?

Важно, чтобы Ваши вопросы не застигли агентство врасплох. Обратите внимание на реакцию, на скорость ответов, на эмоциональный настрой.

Узнайте, во что обойдутся Вам услуги агентства, и результат какого качества Вы получите за эти деньги. Если Вас все‑таки не устраивает стоимость услуг, не бойтесь вступать в переговоры. Попытайтесь заинтересовать агентство собой в качестве перспективного клиента, возможно, оно пойдет Вам на уступки ради продолжения сотрудничества в дальнейшем.

Обязательно подпишите контракт, в котором будут оговорены все условия предоставления услуг, не ограничивайтесь просто выставлением счетов.

Выбор поставщика – очень важный шаг, и если вы до конца не уверены в правильности выбора, начните с малого. Предложите агентству небольшой проект или заказ.

Если цена является решающим фактором при выборе субподрядчика, то одним из вариантов может стать кандидатура фрилансера, отдельного специалиста. При работе с фрилансером можно выторговать меньшую цену за выполняемую им работу, а вот при работе с агентством это менее вероятно, потому что у них установленные тарифы по выполняемым задачам. Так, средняя цена на бухгалтерское обслуживание небольшого предприятия в агентстве в среднем составляет 15 тыс. руб. в месяц. Работа бухгалтера «на фрилансе» может обойтись в 10 тыс. руб.

Также достоинствами работы с фрилансером являются возможность постоянного общения с ним и корректировки работы в любое время, а также, что немало важно, флилансер может работать даже ночью в отличие от ограниченного временными рамками агентства.

Правда, насколько качественной окажется работа, выполненная ночью? Основными минусами работы с фрилансером является отсутствие 100% гарантий на выполнение им работы вовремя и качественно. Ведь случись какая непредвиденная ситуация с ним и Вам придется решать возникшие проблемы самостоятельно. Еще одним недостатком является, то, что действительно тяжело найти квалифицированного специалиста в узкой тематике среди «свободных художников».

Чем же привлекательна работа с агентством? А тем, что все возникающие при работе проблемы за Вас будут решать менеджеры подрядчика. Если у одного специалиста возникли какие-то форс-мажорные обстоятельства, то его всегда сможет заменить другой. К сожалению, высокое качество работы, выполняемое хорошим агентством,  и гарантии сдачи работы во время оцениваются высоко и поэтому общая стоимость работы агентства намного выше, чем у фрилансера.

Отдавать ли задачи на Аутсорсинг, и кто станет субподрядчиком, агентство или фрилансер, решать Вам. Главное, определитесь с целями и средствами относительно аутсорсинга. Успешной Вам работы с партнерами!