Формат и РУКОВОДСТВО по подготовке Сметы проекта по программе «Производительность труда»

 

Смета проекта – документ, определяющий порядок и условия несения расходов в проекте как в части средств займа, так и в части средств софинансирования проекта со стороны заявителя. В смете проекта отражаются все расходы, включенные в бюджет проекта, определение которого дано в Стандартах Фонда, до момента запуска серийного производства. Все суммы расходов в смете проекта, в том числе за счет средств займа, указываются с учетом НДС.

 

Смета проекта является частью Резюме проекта и заполняется Вами для прохождения этапа Экспресс-оценки.

 

Смета проекта содержательно связана с Календарным планом проекта – при заполнении этих документов Вы должны обратить внимание на то, что расходы по Смете должны соотноситься с работами, запланированными в Календарном плане. В Личном кабинете проекта заполнение Сметы и Календарного плана является связанным процессом. Мы рекомендуем Вам дополнительно ознакомиться с Рекомендациями по заполнению Календарного плана проекта.

 

Распределение средств в Смете должно соответствовать требованиям Стандартов деятельности Фонда развития промышленности (далее – Фонд) в части программы финансирования и ограничений, установленных в отношении отдельных групп расходов.

 

Поэтому крайне важно, чтобы до начала работы со Сметой Вы ознакомились с требованиями Стандартов.

 

Мы рекомендуем Вам обратиться на сайт Фонда, раздел "Займы", в нем приведены все действующие стандарты деятельности Фонда.

 

Смета проекта – значимый документ для оценки проекта экспертами Фонда и   сторонними экспертами, она во многом определяет возможность реализации проекта в заданном Вами бюджете.

 

Смета проекта впоследствии будет являться частью договора целевого займа, заключаемого с Фондом.

 

Для Вашего удобства и в целях соблюдения Стандартов Фонда мы подготовили настоящее Руководство по формированию Сметы проекта.

 

 

Руководство по формированию сметы проекта носит методический, рекомендательный характер.

 

Основными документами, регламентирующими порядок и условия расходования средств займа, являются Стандарты деятельности Фонда, а также – договор займа, типовая форма которого представлена на сайте Фонда.

Смета и пояснения, приведенные в Руководстве , разработаны для финансирования проектов по программе "Проекты развития".

 

По иным программам Фонда направления расходования средств определяются соответствующими Стандартами.

 

Статьи сметы по иным программам, финансирование расходов по которым возможно из средств займа, могут отличатьcя от приведенных в данной рекомендации.

Однако, пояснения настоящего руководства могут быть использованы Вами по аналогии с программой "Проекты развития", смета скорректирована самостоятельно на основании требований Стандарта.

 

 

 

Расшифровка источников софинансирования затрат по Проекту:

 

 

 

 

Формат Сметы проекта предусматривает разнесение всех расходов:

1.            По горизонтальным строкам - Направления целевого использования средств,

2.            По вертикали - Виды затрат внутри каждого направления расходования средств.

Расходы, которые могут быть запланированы Вами за счет средств займа,

 

отражаются в незаполненных полях Сметы. Если поле помечено в Смете значком

 

"х",    то финансирование таких расходов возможно только за счет средств софинансирования. Требования к объему софинансирования могут отличаться в зависимости от программы финансирования.

 

Основная задача Заявителя при подготовке Сметы проекта – обоснованно запланировать расходы проекта. Включение в смету экономически целесообразных и непосредственно связанных с проектом расходов в будущем позволит Заемщику избежать затруднений при расходовании средств выделенного займа. Сумма займа перечисляется на специально открытый для финансирования проекта счет, списание средств с которого производится после акцепта Фондом платежа и (в установленных случаях) согласования получателя платежа.

 

После заключения договора целевого займа Фонд вправе на этапе акцепта платежей отказать Заемщику в перечислении средств в адрес того или иного получателя, если такой платеж не относится к проекту, не может быть произведен за счет средств займа или его характер иным образом противоречит действующему законодательству или стандартам Фонда.

Регламент согласования Фондом операций по расходованию средств займа, в том числе перечень оснований, по которым Фонд вправе отказать Заемщику в акцепте платежа, изложен в Приложении № 9 договора займа, с которым рекомендуем Вам ознакомиться.

 

 

 

Для акцепта платежей на этапах выполнения договора целевого займа Фондом введен специальный термин "код ЦРС" – код целевого расходования средств по договору целевого займа. Этот цифровой код образуют пересечения строк и столбцов Сметы.

 

Код ЦРС формируется следующим образом: первая и в отдельных случаях вторая цифра – порядковый номер направления целевого использования средств, последняя цифра – порядковый номер вида затрат.

 

Например: приобретение за счет средств займа промышленного оборудования, произведенного на территории Российской Федерации, будет

 

иметь код ЦРС 9.1.4, где:

 

−             "9.1" - это направление расходования средств "Приобретение промышленного оборудования, произведенного на территории Российской Федерации, его монтаж, наладка и иные мероприятия по его подготовке для серийного производства",

 

−             "4" - вид затрат "Приобретение оборудования".

 

Или, к примеру, код ЦРС по выполнению контрагентом Заемщика проектно-изыскательских работ будет иметь вид – 6.2.2, где:

 

−             "6.2" - это направление расходования средств "Проектно-изыскательские работы. Сбор исходных данных, разработка концепции строительства/ремонта зданий, сооружений, коммуникаций для организации производства",

 

−             "2" - вид затрат "Работы и услуги, выполняемые третьими лицами, приобретение прав".

 

Требования к минимальному объему софинансирования проекта со стороны Заявителя определяются выбранной Программой финансирования.

Стандарты содержат подробные сведения о том, какое софинансирование проекта обязан обеспечить Заявитель за счет привлечения в проект собственных средств компании, средств акционеров компании, банковских кредитов, средств частных инвесторов. Важно помнить, что средства субсидий, выделенных для реализации проекта из государственного бюджета, не могут быть приведены как средства софинансирования, даже если они фактически используются для целей проекта. Также в качестве софинансирования не может быть учтена прибыль, генерируемая данным проектом.

В     Смете проекта Заявитель указывает средства софинансирования, вложенные в проект в течение предшествующих периодов (такой срок также определяется Стандартом для каждой программы финансирования). К примеру, если Стандарт предусматривает возможность учета расходов по проекту,

понесенных Заявителем за 2 предшествующих года, для проекта, заявка на финансирование которого подана 5 февраля 2018 г., могут быть указаны расходы за счет средств софинансирования, фактически понесенные (оплаченные)

начиная с 5 февраля 2016 г.

На этапе комплексной экспертизы Заявитель обязан документально подтвердить Фонду понесенные в предшествующих периодах расходы по проекту.

Данные о понесенных расходах подлежат отражению в разделе Сметы в  том числе распределение по годам:" суммарно в соответствующих графах по видам затрат (по вертикали) и в разбивке по годам (по горизонтали) до года заключения договора целевого займа.

Планируемые расходы по софинансированию, приведенные в Смете, должны в разбивке по годам корреспондировать с Целевым показателем эффективности использования займа "Объем средств частных инвесторов, привлекаемых для реализации Проекта дополнительно к сумме предоставленного Займа (все источники финансирования на реализацию проекта, включая собственные средства компании, привлекаемые кредиты, вложения физических лиц, средства инвесторов и иные средства и источники финансирования, за исключением Займа Фонда и бюджетных средств финансирования)" (Приложение

№ 4 к договору займа).

Целевые показатели являются частью Резюме проекта и далее – приложением к договору целевого займа. Их выполнение Заемщиком будет предметом контроля со стороны Фонда в течение всего срока действия договора целевого займа и по завершении Проекта.

 

 

 

Распределение средств займа по видам затрат определяется Заявителем самостоятельно, исходя из планов выполнения работ в проекте: собственными силами, с привлечением сторонних подрядчиков, с приобретением материалов и оборудования или без такового.

Условия получения заявителями целевого займа для реализации проекта по программам Фонда налагают на будущих заемщиков обязательства по целевому и эффективному расходованию средств. Фонд вправе запрашивать у Заемщика документы, подтверждающие рыночное (конкурентное) ценообразование при осуществлении закупки, и обоснование выбора поставщика/исполнителя. Состав таких документов определяется договором займа. При выполнении работ, требующих наличия специальных полномочий (разрешения, лицензии, членство в саморегулируемых организациях и т.д.), Заемщик предоставляет Фонду также документы, подтверждающие наличие у поставщика/исполнителя соответствующей правоспособности. Дополнительно Фонд может запросить у Заемщика подтверждение профессиональных компетенций поставщика/исполнителя при отсутствии соответствующей информации в общедоступных источниках.

 

 

В    случае, если выполнение какого-либо направления работ в проекте планируется Заявителем с использованием собственного персонала, в Смете (столбец 1) подлежат указанию панируемые расходы по заработной плате.

Расходы по заработной плате могут быть оплачены за счет средств займа в отношении сотрудников Заявителя, деятельность которых напрямую связана с проектом.

Средства займа могут быть направлены на выплату собственно заработной платы, налогов, взносов от ФОТ, предусмотренные компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера), стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты), оплату отпускных и больничных.

Расходы по выплате заработной платы на этапе акцепта платежей по договору целевого займа подлежат подтверждению Заемщиком путем предоставления Фонду приказа о формировании рабочей (проектной) группы или иного документа, определяющего состав сотрудников Заемщика, работающих в проекте или этапе проекта.

 

 

По данной статье Заявитель указывает расходы, планируемые:

 

−     для оплаты по договорам подряда, выполнения работ и оказания услуг третьими лицами для Заявителя в интересах проекта, расходов по гражданско-правовым договорам (в том числе с физическими лицами),

 

−     для оплаты за приобретаемые для целей проекта права, включая права пользования программным обеспечением, лицензии, патенты.

 

Ограничение:

 

Фонд не рекомендует планировать за счет средств займа платежи в адрес третьих лиц, в отношении которых Заявитель не сможет подтвердить профессиональные компетенции, референции и положительный опыт реализации аналогичных проектов, платежи в адрес компаний, не имеющих подтвержденных полномочий на выполнение данного вида работ (отсутствие разрешений, лицензий, ограничения членства в СРО или иные препятствия), экономически необоснованные в части определения цены работ, услуг, стоимости приобретаемых прав.

 

 

 

Данный вид затрат возможен в проекте, если Заявитель планирует приобретение материалов и комплектующих для самостоятельного выполнения работ или для их передачи подрядчику (третьему лицу) для выполнения работ по проекту. Приобретаемые за счет средств займа материалы и комплектующие не могут быть использованы Заявителем для целей капитального строительства в проекте, использования в качестве сырья для серийного выпуска продукта проекта, а также в иных целях, финансирование которых из средств займа не предусмотрено.

 

Ограничение:

 

Для обоснования расходов, направленных на приобретение узкоспециализированных групп материалов и комплектующих, в том числе специального обращения, в иных подобных случаях, Фонд рекомендует Заявителям планировать из средств займа расходы в адрес компаний, чьи референции и профессиональные компетенции могут быть документально подтверждены.

 

 

В   случае, если Заявитель планирует приобретение оборудования за счет средств займа, список такого оборудования должен быть приведен в ТЗ проекта.

 

 

 

 

Фонд не финансирует расходы, направленные в проекте на научные и иные исследования, включая аналитические исследования рынка. Расходы, которые предполагает Заявитель по этому направлению, должны быть полностью оплачены за счет средств софинансирования.

 

 

 

В    рамках данной статьи предусмотрено выполнение нескольких видов работ по проекту, в частности:

2.1. Проведение опытно-технологических работ (ОТР) и опытно-конструкторских работ (ОКР);

Разработка нового продукта/технологии допускает распределение средств займа для выплаты заработной платы, оплаты работ и услуг третьих лиц, приобретения прав, приобретения материалов и комплектующих.

Объем мероприятий по разработке нового продукта/технологии должен быть описан в Техническом задании по проекту (с указанием целей, этапов и результатов разработки), а основные этапы выполнения отражены в Календарном плане проекта.

К   выполнению работ возможно привлечение третьих лиц, однако, с учетом специфики данного направления расходования средств, компетенции подрядчиков и исполнителей должны быть очевидны (сертифицирующие органы, проектные и исследовательские институты, инжиниринговые компании с опытом работы, т.п.).

По п. 2.5. объем допустимых к приобретению расходных материалов определяется Заявителем на основании технологических карт или иных документов, определяющих требования к опытным и исследовательским партиям. Если средства по данной статье предполагается направить на приобретение материалов для опытно-промышленной партии в рамках испытания технологического оборудования, то необходимо предоставить обоснованный расчет потребности в материалах, соответствующий техпаспорту производителя оборудования. Фонд вправе запросить у Заявителя соответствующие обоснования на этапе комплексной экспертизы, а также на этапе акцепта платежа по приобретению материалов. Расходы на приобретение расходных материалов для проведения мероприятий, в том числе сырья и ресурсов для выпуска опытных, опытно-промышленных партий, испытаний оборудования и технологии до запуска в серийное производство может быть ограничено программой финансирования. Для проверки ограничения рекомендуем обратиться к стандартам Фонда по соответствующей программе.

 

 

Данное направление целевого использования не предполагает приобретения промышленного оборудования, которое впоследствии будет использовано Заявителем для производства промышленных партий продукта проекта. Приобретаемое оборудование должно носить специальный характер, основные задачи его использования должны быть связаны с исследовательскими и опытными работами в проекте.

Состав оборудования, перечень специальных видов работ, которые Заявитель предполагает произвести на нем, должен быть указан в Техническом задании по проекту. Результаты таких работ должны быть поименованы в Календарном плане.

 

Средства займа по данному направлению могут быть использованы как собственно на приобретение оборудования (код ЦРС 3.4), так и на оплату иных видов работ:

-     оплату труда персонала Заявителя (код ЦРС 3.1): для проведения тендеров по выбору поставщиков оборудования, для оплаты труда собственной монтажной бригады и т.п., 

-   оплату работ и услуг третьих лиц и приобретение прав (код ЦРС 3.2):

оплата подрядчикам для монтажа оборудования, пуска в эксплуатацию, оплата специального программного обеспечения и иных сопутствующих запуску оборудования расходов (исключая затраты, связанные с капитальным строительством);

- приобретение материалов и комплектующих (код ЦРС 3.3) для монтажа,

тестовых испытаний, ввода в эксплуатацию, включая сырье в объеме, необходимом для проведения испытаний данного оборудования (порядок испытаний перед вводом в эксплуатацию, как правило, определяется контрактом на поставку оборудования).

 

 

По статье могут быть предусмотрены расходы:

-    код ЦРС 4.1 - на оплату труда сотрудников Заявителя, связанных с разработкой ТЭО проекта, маркетинговых и аналитических рабочих групп Заявителя, чья деятельность связана с проектом и получением конкретного результата. Деятельность подлежит описанию в ТЗ проекта, а результат отражению в Календарном плане проекта;

-    ЦРС 4.2 - на оплату работ и услуг, выполняемых третьим лицами

(аналитики, консалтинг, прочее).

 

 

За счет средств займа (ЦРС 5.2) предусмотрено приобретение патентов, лицензий, прав на использование специального программного обеспечения (исключительных и неисключительных лицензий), прав на изобретения, полезные модели, секреты производства (ноу-хау), товарные знаки и знаки обслуживания.

Стоимость приобретения должна быть экономически целесообразной и обоснованной, а продавец нематериального актива иметь квалификацию и референции в соответствующей области, подтвержденные права на результаты интеллектуальной деятельности.

Приобретаемый актив должен быть напрямую связан с проектом, его целями и задачами.

Планы и цели приобретения названных НМА должны быть отражены в Техническом задании по проекту, а сроки планируемых приобретений – в Календарном плане.

 

 

Статья предусматривает возможность расходов за счет средств займа по нескольким направлениям целевого использования:

6.1.       Обеспечение необходимой адаптации технологического оборудования и инженерных коммуникаций для обеспечения внедрения результатов разработок в серийное производство.

6.2.       Проектно-изыскательские работы. Сбор исходных данных, разработка концепции строительства/ремонта зданий, сооружений, коммуникаций для организации производства. 

6.3.       Разработка проектной документации для объектов капитального строительства включительно до стадии "Проектная документация", включая проведение экологических и иных необходимых экспертиз, получение необходимых заключений санитарно-эпидемиологической, пожарной и иных служб, подготовку и получение разрешения на осуществление.

 

По каждому из перечисленных направлений целевого использования могут быть предусмотрены расходы:

- на оплату труда сотрудников Заявителя;

-   на оплату работ и услуг, выполняемых третьим лицами, приобретение

прав;

- на приобретение материалов.

При выполнении мероприятий по адаптации технологического оборудования или инженерных коммуникаций собственными силами Заявитель вправе запланировать расходы на оплату персонала (код ЦРС 6.1.1) и, если это требуется по проекту, на приобретение материалов и комплектующих, используемых для инжиниринговой деятельности (код ЦРС 6.1.3).

При привлечении подрядчиков для разработки проектной документации для объектов капитального строительства включительно до стадии "Проектная документация" стоимость их работ также может быть оплачена из средств займа (код ЦРС 6.3.2). С учетом того, что деятельность по данному направлению расходования средств носит специальный характер, компетенции, опыт работ, членство в СРО, положительные референции по аналогичным проектам и видам работ должны быть заранее подтверждены Заявителем и при необходимости по запросу - представлены Фонду.

 

 

 

Смета проекта не предусматривает возможности финансирования расходов по ст. ст. 7, 8 из средств займа. Указанные направления работ в проекте подлежат финансированию за счет средств софинансирования.

 

 

Данная статья расходов предназначена для финансирования приобретения основного технологического и вспомогательного оборудования проекта, непосредственно связанного с промышленным выпуском продукта проекта. Она включает в себя две подстатьи: 9.1 Произведенного на территории Российской Федерации и 9.2 Произведенного на территории иностранного государства. При этом отнесение оборудования к отечественному или импортному производится исходя из страны производителя, а не поставщика.

Статья не предусматривает возможность финансирования из средств займа приобретения оборудования в лизинг, а также расходов, направленных на строительство объектов капитального строительства (зданий, сооружений, линейных объектов), их ремонт, реконструкцию, модернизацию и прочие связанные расходы.

Статья предусматривает расходы на приобретение оборудования, уплату ввозных таможенных платежей, доставку оборудования до места монтажа, а также выполнение всех видов работ, связанных с монтажом оборудования, его вводом в эксплуатацию, проведением тестовых испытаний и выпуском опытных партий продукта проекта (при условии, что контракт на поставку оборудования предполагает завершение тестовых испытаний выпуском опытной партии). Рекомендуется все расходы, связанные с приобретением и монтажом промышленного оборудования, которые формируют итоговую стоимость введенного в эксплуатацию основного средства, планировать по данной статье сметы в разбивке по соответствующим видам затрат (приобретение оборудования, приобретение материалов и комплектующих, работы и услуги третьих лиц, выплаты персоналу Заемщика).

Планы приобретения оборудования и выполнения смежных работ должны быть определены в Календарном плане проекта.

Важно, что состав основного технологического и вспомогательного оборудования должен быть поименован в Техническом задании с указанием его технических характеристик и количества единиц по каждому наименованию. В ходе реализации проекта данный перечень может быть скорректирован по согласованию с Фондом.

На этапе комплексной экспертизы Фонд вправе запросить более детальную спецификацию, а также коммерческие предложения или договора поставки для подтверждения заложенных на приобретение оборудования расходов и страны его происхождения.

При выполнении части мероприятий собственными силами Заявитель вправе запланировать расходы на оплату персонала (ЦРС 9.1.1 или ЦРС 9.2.1) и, если это требуется по проекту, на приобретение материалов и комплектующих, используемых для монтажа, наладки, ввода оборудования или проведения иных необходимых мероприятий для подготовки к серийному производству (ЦРС 9.1.3 или ЦРС 9.2.3).

При привлечении подрядчиков стоимость их работ также может быть оплачена из средств займа (ЦРС 9.1.2 или ЦРС 9.2.2). С учетом того, что деятельность по данному направлению расходования средств носит специальный характер, компетенции, опыт работ, членство в СРО, положительные референции по аналогичным проектам и видам работ должны быть заранее подтверждены Заявителем и при необходимости по запросу - представлены Фонду.

 

 

За счет средств займа Заявитель вправе предусмотреть расходы для нужд управления проектом, не связанные непосредственно с производственным процессом. Детализация таких расходов приведена в стандарте Фонда по соответствующей программе финансирования. Так, например, в рамках программы "Проекты развития" за счет средств займа могут быть оплачены следующие расходы:

−     расходы на оплату труда административно-управленческого и вспомогательного персонала (дирекция, бухгалтерия, хозяйственный отдел и т.д.) и установленные законодательством начисления на указанные выплаты;

−     командировочные и транспортные расходы проектной команды (стоимость проезда и проживания);

−     арендная плата за используемое в проекте имущество общехозяйственного назначения (помещения, а также движимое имущество) и расходы по оплате услуг по его содержанию (уборка снега, мусора, вывоз твердых бытовых отходов, дезинфекция, дезинсекция, дератизация, ремонт основных средств), оплата коммунальных услуг (отопления, горячего и холодного водоснабжения и водоотведения, предоставления газа и электроэнергии), потребленных на общехозяйственные нужды;

−     затраты на охрану труда и противопожарные мероприятия, расходы на оплату услуг охраны, услуг по хранению имущества;

−     расходы на маркетинговое продвижение продукта;

−     расходы по оплате информационных, аудиторских, консультационных и т.п.

услуг, услуг связи, комиссий банков;

−     приобретение расходных материалов для оргтехники, бумаги и канцелярских принадлежностей, хозяйственного инвентаря;

−     уплата налогов (на имущество, транспортного, земельного) и государственной пошлины в отношении имущества, используемого в проекте, и другие аналогичные по назначению управленческие расходы.

Стандарты устанавливают ограничение в сумме расходов по данному

разделу.

 

 

 

Смета проекта не предусматривает возможности финансирования расходов по ст. ст. 11, 12 из средств займа. Указанные направления работ в проекте подлежат финансированию за счет средств софинансирования.

 

В      случае необходимости доработки сметы проекта на основании рекомендаций и замечаний экспертов Фонда Смета проекта может быть уточнена Заявителем на этапе экспресс-оценки и на более поздних этапах экспертиз проекта Фондом.

Изменение сметы после заключения договора целевого займа требует проведения Фондом повторных экспертиз проекта – Фонд вправе в предусмотренных Стандартами случаях взимать с заемщиков плату за изменение Сметы проекта и заключения дополнительного соглашения к договору займа.

После заключения договора займа Смета проекта в части средств займа может быть скорректирована Заемщиком без заключения дополнительного соглашения об изменении порядка расходования средств в проекте, если изменения Сметы не приводят к изменению ее итоговой суммы и суммарно (за весь срок займа) не превышают 10% от суммы изменяемого показателя¹, а по показателям, по которым до корректировки не было предусмотрено расходов, – допустимо увеличение на сумму не более 3 млн рублей. При этом по результатам корректировок должно обеспечиваться соответствие ограничений для каждой из программ, установленных Стандартами Фонда.

 

¹показатель – предусмотренная Сметой сумма расходов средств Займа либо средств софинансирования по определенному направлению целевого использования средств (статье/подстатье) и определенному виду затрат