Цифровая трансформация рутинных типовых частых операций. Для поездки в командировку нужен только телефон. Directum и B2Bot в ГК Миррико совместный проекта трех компаний МайТэк, ГК Миррико и Эй-Ботс для автоматизации командировок и служебных поездок

Введение

В конце апреля 2018 года в качестве совместного проекта трех компаний МайТэк, ГК Миррико и Эй-Ботс были начаты работы по автоматизации командировок и служебных поездок в ГК Миррико. В настоящее время завершена тестовая эксплуатация комплекса систем, реализована крайне технологичная интеграция и после длинных новогодних каникул планируется запуск опытной эксплуатации. В новый год мы вступаем с новыми решениями!

О проекте

Давайте обо всем по порядку: почему мы называем это программным комплексом, какие системы мы объединили, как мы сделали крутой проект, получили удовольствие и сэкономили денег клиенту.

В проекте задействованы следующие системы:

1. B2Bot – чат бот в 4х мессенджерах, Telegram, Viber, Facebook Messenger, VК. Выполняет функцию общения с пользователем. Помогает создать заявку на поездку, узнать погоду в другом городе, найти и купить билеты на поезд или самолет. В процессе поездки помогает фиксировать затраты, прикладывать фотографии чеков. После завершения позволяет запустить процесс формирования и согласования авансового отчета.
2. Directum – выполняет функцию связующего звена между системами. Основой всего процесса является типовой маршрут, который определяет ход командировки и этапы, на которых должны появляться различные документы. СЭД конечно же является местом сбора и связи всех документов по поездке.
3. 1С – выполняет функцию кадрового учета, позволяет формировать и учитывать кадровые документы для служебных поездок и командировок.
4. MS Navision – выполняет функцию бухгалтерского учета. Позволяет правильно учитывать затраты по различным ЦФО, формировать необходимые бухгалтерские документы и проводить их.
5. Корпоративные тревел сервисы: Zelenski, SmartWay, AVT, Таларии – выполняют функцию продажи билетов на различные виды транспорта.

Все системы объединены в комплексный механизм, который позволяет совершать минимальное количество действий всем задействованным участникам. Это относится как к командируемому сотруднику, так и к сотрудникам бэк-офиса, финансовых и кадровых служб.

Задачи

Прежде чем рассказать о подробностях проекта, хочется описать задачи, которые потребовалось решить совместной проектной команде. Деятельность ГК Миррико связана с нефтяной промышленностью, в связи с этим большому количеству сотрудников регулярно необходимо перемещаться в различные города России и за пределы нашей страны. В группу компаний входят порядка 10 компаний, сотрудники которых имеют разъездной характер работы. В еженедельные командировки направляются более 100 человек. Общее число поездок в месяц зачастую превышает 160 шт. и такой объем требует решения соответствующих задач:

Задача № 1. Необходима централизованная покупка билетов – на момент начала проекта в каждой из компаний были выделенные сотрудники, так называемые «Администраторы поездок», в обязанности которых входило бронирование и покупка билетов в тревел сервисах. Список тревел сервисов указан выше.

Каким должно быть решение Задачи 1:

• позволить «Администраторам поездок» заниматься профильной работой, передать покупку билетов в руки командируемых. При этом сохранить контроль над процессом покупки, выполнять все покупки в рамках ценовых лимитов;
• упростить бухгалтерский учет купленных билетов. Проводить все проездные документы за месяц единой операцией в учетной системе, избавившись от необходимости проводить каждый билет отдельно по каждой отдельной командировке;
• иметь возможность покупать билеты у разных провайдеров, на случай непредвиденных рисков, например, изменения условий корпоративного обслуживания и повышения цен.

Задача № 2. Требуется возможность отчитываться по командировке без необходимости приезжать в офис – каждый, кто когда-либо ездил в командировки знает, что после того как вы вернулись из командировки, Бухгалтерия обязательно попросит вас распечатать все чеки, квитанции, собрать их скрепочкой и принести в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом. Если сотрудник весь месяц находится в разъездах по 4 различным командировкам, чеки теряются, командировки в течение месяца висят не закрытые, все нервничают, система работает плохо.

Каким должно быть решение Задачи 2:

• дать сотрудникам возможность приложить посадочные талоны, чеки, квитанции к заявке на командировку, зафиксировать все затраты, создать авансовый отчет дистанционно;
• реализовать удобную систему учета затрат для бухгалтерии, чтобы проводок было как можно меньше, а сотрудник передал им всю необходимую для отчетности информацию.

Задача № 3. Обеспечить удобным инструментом сотрудников без личного рабочего места – к ним же относятся сотрудники без регулярного доступа к ПК. Подробнее данную задачу можно не расписывать, самое очевидное решение – это работа через мобильный телефон.

Это самые крупные из обозначенных задач и ожидаемых решений. В процессе реализации возникало еще больше средних и мелких задач, детали которых описаны ниже.

И так, резюмируем вводную часть:

• охватываем всех, кто по долгу службы находится в командировках и весь обеспечивающий этот процесс персонал;
• делаем удобный инструмент внутри чата;
• минимизируем бюрократию, ручной труд заменяем машинным;
• сохраняем контроль.

Статистика

Как это работает

Как оформить командировку, купить билет, приложить чек

Все купленные билеты и приложенные чеки фильтруются по установленным лимитам, для этого в Directum создан специальный справочник. В случае, если покупка превышает установленный лимит, инициируется дополнительный процесс согласования затрат.

Из приятных бонусов:

• за день до поездки, бот напомнит вам о предстоящем выезде, а также покажет погоду в городе назначения;
• работать с ботом так же просто, как написать другу. Вы можете обучить бота новым командам, чтобы он выполнял нужные вам действия так, как этого хотите вы. Делается это просто и через чат;
• бот учится на ваших с ним диалогах и постепенно запоминает специфику вашей речи, если ему покажется, что вы часто используете одни и те же команды, он предложит их добавить в список ваших персональных;
• помимо делового функционала вы можете непринужденно поболтать с ботом, он постоянно пополняет свой словарный запас благодаря пользователям.

Бизнес-эффект

В чем выгода и экономия для работодателя

• не нужно платить зарплату сотруднику за администрирование чужих командировок, он может выполнять более квалифицированную работу;
• очень просто упорядочить и ускорить учет документов, это позволит минимизировать издержки;
• чтобы обеспечить инструментом сотрудников без рабочего места или ПК, нужно всего лишь отправить ссылку на чат-бота;
• ежемесячное содержание бота обходится дешевле заработной платы одного сотрудника при этом производительность бота во много раз выше.

Проект безусловно является перспективным и востребованным. На конец января запланирован проект внедрения бота в Clover group, где аналогичный функционал будет реализован на базе B2Bot, Directum RX и 1С, а также планируется реализовать аналогичный масштабный проект в АО ОКБ Кристалл на базе B2Bot и 1С, старт проекта запланирован на конец февраля.

Мы планируем развивать проект и в скором будущем добавить больше удобств, таких как: работу с ЭП, покупку дополнительного багажа и т.д.

Заключение

Хочется отметить, что удобство работы пользователей побуждает собой сильную мотивацию. В ситуации, когда все рабочие инструменты выглядят как единый контакт в мессенджере, а в соседнем чате вы общаетесь с вашим коллегой или другом, подсознательно стирают границы между работой и непринужденным общением. По нашим наблюдениям у пользователей чат ботов изменяется отношение к работе и наблюдаются исключительно позитивные тенденции.

Мы искренне верим - будущее стоит за инструментами, которые используют привычные для человека методы общения и интеллектуально адаптируются под бизнес-процессы компании.

Подробнее о возможностях: https://b2bot.org/