Все, что надо знать о грантах, чтобы их получать. Ну, почти

Все, что надо знать о грантах, чтобы их получать. Ну, почти

За три последних года портал «Милосердие.ru» подал 23 заявки на грантовые конкурсы, 13 из них выиграл. Главный редактор и директор портала Юлия Данилова собрала ответы на вопросы о грантах, которые когда-то ее саму ставили в тупик. Плюс опросила опытных коллег из других НКО

Юлия ДАНИЛОВА, редактор Ксения ТАТАРНИК

https://www.miloserdie.ru/article/vse-chto-nado-znat-o-grantah-chtoby-ih-poluchat-nu-pochti/

Это мой личный опыт: что я поняла о грантах за то время, что руковожу НКО. Чтобы вы сразу сориентировались, вот основные вопросы:

Почему гранты важны, но не стоит полностью на них опираться?

На какие грантовые конкурсы подавать?

Как придумать проект для гранта? (Делюсь своим «правилом бантика».) Где учиться проектному мышлению?

Как зафинансировать грантом текущую деятельность?

Как спланировать работу над заявками на год вперед?

Кто пишет заявку? Стоит ли нанимать стороннего грантрайтера?

Правда ли, что зарплаты в заявке должны быть минимальными?

Как обосновать востребованность и важность проекта?

Грантодатель одобрил заявку, но срезал смету: что делать?

Какие уроки извлечь, если заявка не победила?

Итак, поехали.

Почему гранты важны, но не стоит полностью на них опираться

Гранты – важная часть бюджета. Опытная НКО может уверенно претендовать на грант в 10 млн руб. и больше. Для начинающих организаций размер заявки значительно ниже (например, для НКО младше года у Фонда президентских грантов (ФПГ) – до 500 000 руб.).

Но гранты не должны быть единственным источником ваших поступлений. Потому что (и это тоже важно осознать) грантовый конкурс – это лотерея.

Пришло больше сильных заявок – повысились проходные баллы, и вы вылетели. Попался не очень компетентный эксперт на стороне грантодателя – не повезло. Вы торопились и плохо прописали проект – вылетаете. Лотерея означает лишь одно: класть гранты в основу финансового планирования не мудро.

При планировании бюджета на год не закладывайте на гранты больше трети-четверти всех ваших расходов и сразу подумайте, чем будете закрывать эту часть, если грант получить не удастся.

На какие грантовые конкурсы подавать

Есть крупные российские грантодатели (см. врезку ниже) и спектр местных грантов и грантов от корпораций. Чтобы быть в курсе всех возможностей, полезно подписаться на телеграм-канал «Капитан грантов». Канал ведет Егор Рафиков, авторитетный в НКО эксперт по привлечению грантового финансирования из Казани.

Раньше российские НКО охотно привлекали иностранные гранты, но сейчас в связи с законом об иноагентах получение денег из-за рубежа несет отдельные риски. Также рискованным может быть получение финансирования от организаций-иноагентов.

Как придумать проект для гранта

Чтобы брать гранты, действительно нужно развивать проектное мышление. Об этом есть вебинары, самые полезные – от конкретного грантодателя. К счастью, самые крупные из них тратят много времени и сил, чтобы погрузить соискателей в логику проектного мышления.

У Фонда президентских грантов, скажем, есть целый Центр поддержки, где можно получить много важной информации и бесплатный онлайн-курс по социальному проектированию.

У грантового конкурса мэра Москвы есть экспресс-курс по подготовке грантовых заявок.

Если ваша идея для гранта легко укладывается в формат: «Мы хотим сделать ИКС, чтобы добиться цели ИГРЕК, а сроки такие-то, а стоит столько-то» – то это проект, который осталось лишь детализировать. Проговорите и запишите сначала эту идею вот так, попросту, развернуто обосновать можно будет потом.

«Правило бантика»: грант – это про развитие, не про рутинные процессы

«Бантик» – новшество (та самая инновационность, которую обычно требует грантодатель). Важно, чтобы «бантик», который обеспечит победу в конкурсе, не сожрал потом все ваши силы, не искривил деятельность вашей организации.

Я называю это «правило бантика». Бантик не должен перевесить всю остальную работу вашей НКО. Он должен быть инструментом вашего развития, а не камнем на шее.

Пример тяжеловесного «бантика»: масштабные обучающие мероприятия (миссия вашей организации – точно обучать коллег?), большой проект в диджитал (вы точно хотите создать огромный контент-проект и понимаете, как его дальше развивать? вам точно нужно именно сложное в разработке мобильное приложение или другой сложный программный продукт?), крупное мероприятие в офлайне (вы точно хотите запустить общероссийский фестиваль, он не станет последним достижением вашей НКО?).

«Бантик» потребует обслуживания: команды, ресурсов, времени, ресурсов руководителя организации в том числе.

Поэтому надо обязательно понять, как он усилит вашу организацию, что он ей даст в долгосрочной перспективе. Скажем, конференция может дать качественный пиар и повысить осведомленность о вас, если она будет крутой и у вас есть пиар-служба, дать полезные связи с коллегами или другими стейкхолдерами, позволит вам понять и сформулировать жизненно важные для дальнейшей деятельности вещи. Иначе проводить ее не стоит. Просчитать, что останется с вами, когда красивый проект закончится, совершенно необходимо.

У нас нет денег на текущие зарплаты, как быть – не подаваться на грант?

Можно ли не предлагать в заявке совсем ничего нового по сравнению с текущей деятельностью? Нет, так скорее всего не получится выиграть. Единственное исключение – если ваша организация впервые подается на конкретный грант, то можно выйти со всем вашим проектом сразу, прецеденты успеха есть.

С четкой идеей развития вашего уже участвовавшего в конкурсах проекта выходить можно. Обратите внимание, сколько среди победителей грантовых конкурсов проектов со словом «развитие» в названии! Развитием может быть и усиление самой организации – создание для нее цифровых инструментов, например, или автоматизация процессов в широком смысле.

«Если показать в заявке, как такая автоматизация увеличит в итоге помощь целевой аудитории вашей НКО, то можно включить в заявку зарплаты самых разноплановых сотрудников, причастных к проекту, который вы подаете: от бухгалтеров до полевых работников», – делится своим опытом гендиректор фонда «Живи сейчас» Наталья Луговая.

Кроме того, даже текущая работа НКО все время меняется. Вспомните, например, как много новых задач поставила перед самыми разными организациями пандемия коронавируса. Но и в спокойные годы изменения происходят постоянно. Посмотрите на вашу текущую деятельность с точки зрения таких неизбежных или просто желательных перемен и именно про это пишите грант, советует Наталья Луговая. 

Итак, вы решили подавать на конкретный грантовый конкурс. С чего начать?

Грантодатель чего-то хочет от вас: внимательно прочитайте номинации конкурса.

Самый крупный грантодатель – государство (ФПГ, гранты субъектов федерации, например мэра Москвы). Так оно развивает интересные ему сферы и поощряет полезную с его точки зрения общественную активность. То же самое касается и негосударственных грантодателей – фондов частного капитала и других. Чтобы понять, попадет ли ваш проект в точку, надо внимательно читать описание грантовых номинаций – направлений.

Номинации-направления бывают более конкурентные и такие, где проходной балл меньше. Иногда стоит присмотреться, не подходит ли ваш проект под менее конкурентную номинацию. Чтобы лучше понять, куда вы подходите, можно посмотреть, какие проекты в какой номинации победили в прошлом конкурсе, обычно на сайтах грантодателя такая возможность есть.

Кто пишет заявку

Это зависит от размера вашей команды. Иногда руководитель – один за всех, в помощь ему – только бухгалтер. Если есть фандрайзер, ура! Но это не значит, что фандрайзер делает все.

Я убеждена, что идею проекта должен формулировать руководитель организации или будущий руководитель проекта. Только он обладает видением всего проекта, понимает процессы, знает, какая команда будет нужна, видит ценность и смысл проекта для благополучателей и для самой организации.

Формулировать эту суть гранта лучше рабочим языком, не пытаясь стилизоваться под официоз. Эксперты, которые читают заявки, тоже люди, и чем им будет проще читать, тем больше шансов, что они все правильно поймут.

После того как руководитель коротко описал суть, включая то, как все примерно будет работать, может подключиться фандрайзер.

Фандрайзер прорабатывает детали заявки, собирает техническую информацию, думает, как все сформулировать, чтобы удовлетворить требованиям гранта, заполняет конкретные поля в кабинете гранта. Если руководить проектом будет не директор организации, а другой сотрудник, именно этому сотруднику стоит поручить детально прописать задачи проекта, ресурсы, которые понадобятся, наметить бюджет.

Руководитель будущего проекта, в частности, собирает цифры и факты для обоснования, прописывает задачи проекта человекопонятным языком, проверяет состав команды и стоимость всех работ по проекту.

Бухгалтерия сводит бюджет проекта, считает налоги, заказывает выписку из ЕГРЮЛ.

Фандрайзер следит за графиком, готовит письма поддержки, озадачивает бухгалтерию и собирает все материалы для заявки воедино.

Стоит ли нанимать стороннего грантрайтера?

Признанных внешних экспертов по написанию грантовых заявок немного, их контакты энкаошники передают друг другу по принципу сарафанного радио. Однако на рынке уже сформировалось некоторое предложение, например, можно отметить создателя блога «Пишем грант» Анну Яковлеву, которая консультирует НКО в сфере грантов с 2017 года. На ее сайте есть полезные рекомендации, которые стоит изучить, если у вас не очень большой опыт с грантами.

Не так давно появился ресурс от проекта Philgood с рекомендациями, как подавать гранты на диджитализацию (на развитие сайтов и других цифровых инструментов для работы НКО). Эксперты Philgood готовы доработать идею диджитал-проекта в формате pro bono консультации после первичного отбора поданных кратких заявок и также помочь оформить ее концептуальную и техническую часть к подаче на грант.

В привлечении внешнего специалиста есть и риски. Стороннему человеку труднее будет разобраться в процессах вашей НКО, и вы потратите время, чтобы погрузить его в вашу деятельность. Может быть, сложно проверить добросовестность такого специалиста: если он скопирует фрагменты заявки из заявок других организаций, побеждавших на конкурсах, есть риск, что вас уличат в плагиате. У Фонда президентских грантов есть, к примеру, целый алгоритм, отслеживающий плагиат в заявках.

Надо понимать, что суть заявки вам все равно придется сочинять самим, ресурсы, сроки и выработку подсчитывать самим – отвечать за исполнение проекта будет не внешний специалист, а вы. Если внешний спец плохо поймет суть вашей деятельности, то может заложить в грант неисполнимые обязательства.

Детально плюсы и минусы обращения к внешним грантрайтерам разобраны в полезной статье Агентства социальной информации.

Как обосновать востребованность и важность проекта

Проект – нечто, решающее конкретную проблему. В грантовой заявке нужно не просто убедительно и ясно описать суть проблемы, но и доказать ее существование. Лучше всего при этом ссылаться на авторитетные источники, экспертов, цифры, аналитику. Где это все искать?

Обоснованием могут служить публикации в серьезных СМИ, оттуда можно взять высказывания чиновников или общественников, признающих проблему, и кое-какие цифры. Погуглите вашу тему и посмотрите, какие топовые СМИ об этом писали и что именно, какие ньюсмейкеры высказывались.

Если, например, у вас проект про бездомных в Москве, то имеет смысл попробовать поисковые запросы: статистика по бездомным в Москве, проблемы бездомных в Москве и т. п. Только обращайте внимание на даты публикаций и берите самые свежие.

Кроме того, обращайте внимание не только на СМИ, но и на научные статьи и материалы тематических конференций, там может быть что-то интересное. Опытный руководитель-грантрайтер запасает ссылки на исследования по теме, которой занята его организация, как только они попадаются ему на глаза. Обоснованием весомости проблемы могут быть и ваши собственные полевые статистические данные, если вы их собираете. Насколько увеличивается год от года или месяц от месяца поток обращений к вам, какие проблемы ваших благополучателей вы можете подтвердить на цифрах? Стоит копить такие данные в процессе вашей работы.

Смета: что не забыть

Заложите доплаты сотрудникам, которым придется делать дополнительные усилия в ходе работ по гранту! Иначе есть риск истощить ресурсы команды – ей придется вдобавок к обычной нагрузке делать что-то еще. Например, можно предусмотреть доплату бухгалтеру, которому надо будет собирать дополнительные отчеты, и т. п.

Вообще, грант – это возможность развить команду, добавить функционал и оплату имеющимся сотрудникам, развив их, либо привлечь и протестировать людей на новые должности, которые потом могут пополнить штат.

Реалистичность расходов, в том числе и на зарплаты, – то, что внимательно оценивает грантодатель. Полезно, составляя смету и обосновывая оплату конкретных должностей в заявке, привести данные по вакансиям на те же должности в организациях похожего масштаба для вашего региона.

У НКО есть представление, что в грантовых заявках размер зарплат должен быть совсем по минимуму, есть мнение, что не более 50 000 руб. в месяц. Никакого писаного правила на этот счет не существует. По моему опыту, важнее обоснованность ставки и наличие софинансирования. Если есть опасения, что превысите негласный лимит, запросите у грантодателя не полные зарплаты ваших специалистов, а часть в пределах этого лимита. Остальное заявите как софинансирование.

Составляя грантовую смету, обратите внимание, не раздули ли вы штат (есть опасность из-за привлечения большого количества сотрудников на проект по ГПХ нарушить ограничения, дающие право на упрощенное налогообложение). Иногда правильнее заключить договор на те или иные работы по гранту с другой организацией (только надо будет тщательно подойти к выбору подрядчика, ведь за результат отвечаете вы).

Как вы будете считать результаты

Во многих грантах заявитель должен обозначить, как его проект улучшит жизнь его целевой аудитории, каким будет эффект для общества. Всегда требуются количественные и качественные результаты.

Обозначая количественные результаты, будьте осторожны: лучше скромнее заявить и выполнить заявленное, чем замахнуться на неисполнимое. Очень внимательно взвесьте достижимость количественных результатов.

Важно оценить риски невыполнения заявленных показателей с точки зрения подготовки последующей отчетности «план-факт». И закладывать поправку (понижающий коэффициент) на случай, если что-то пойдет не так.

Также важно заранее продумать, как подтверждать запланированный охват благополучателей. Собирать подтверждающие документы – трудоемкий блок работы по гранту. Какие усилия от вас потребуются? Можно ли заложить эту работу в грант, доплатив за нее сотрудникам? Очень досадно бывает на этапе отчетности столкнуться с тем, что заявленные цифры вы не в состоянии получить физически.

Часто для грантодателя важно, чтобы проект получил медийный охват. Как добиться письма поддержки от СМИ?

Попробуйте донести до издания, что интересного для его аудитории будет в вашем проекте. Почему это интересно редакции, какие яркие сюжеты это ей даст?  Более эффективным, чем просто отправка письма, будет живое общение с редакцией, если его получится добиться. Для этого попросите о встрече в онлайне, например. Все это реально, только если у вас есть пресс-служба.

В письме поддержки от СМИ не нужно писать никаких количественных обязательств по публикациям или обещать осветить все мероприятия по гранту: никакое СМИ на это не подпишется.

Также полезно помнить, что если вы все же заложили в заявку цифры по количеству публикаций, то именно вы отвечаете за их выполнение – то есть вам нужно будет еще потрудиться, чтобы СМИ взяли ваши информповоды нужное количество раз. Никаких юридических обязательств опубликовать что-либо письмо поддержки на редакцию не накладывает.

Наталья Луговая не считает обязательным просить о поддержке СМИ. Медийность проекта можно подтвердить охватами соцсетей вашей НКО, также можно сослаться на предыдущий успешный опыт взаимодействия со СМИ, дав ссылки на публикации за полгода, они покажут, что ваша организация интересна СМИ в целом.

К слову, чтобы после получения гранта обеспечить обещанное грантодателю количество публикаций, задействуйте сервисы, позволяющие НКО самим готовить новости для некоторых СМИ: это Агентство социальной информации (изучите там раздел «Прислать новость») или проект «Открытые НКО», созданный «Комсомольской правдой» специально для медийной поддержки благотворительности.

Грант получен: какие первые шаги облегчат вам процесс?

Как только пришла радостная весть о получении гранта, я внимательно перечитываю заявку и расписываю все работы по гранту сразу в «Планфиксе» – сперва в крупную клетку, блоками, а по мере разворачивания работ все детализирую.

Кроме того, мы сразу же создаем таблицу для сбора всех отчетных материалов и статистики и заполняем ее еженедельно или ежемесячно (например, по мере выплат по гранту за работы по договорам ГПХ и любые другие). Это надо, чтобы в конце гранта не вспоминать лихорадочно, где что и что вообще было. За год вы точно все забудете, если сразу не будете фиксировать. За сбор всего этого как раз и отвечает сотрудник бухгалтерии, которому мы доплачиваем из гранта.

Я внимательно читаю, что написано в договоре гранта относительно наших обязательств по пиару: какие логотипы и формулировки о грантодателе где должны появляться, и продумываю, кто за это будет отвечать. Сразу даю указания дизайнерам, а также если предусмотрены публикации (у нас обычно как раз они и предусмотрены, мы же СМИ), то мы тегируем их и все необходимые логотипы и волшебные слова «реализовано при поддержке…» подтягиваются по тегу.

Срок подготовки отчетности я выставляю в таск-менеджере с небольшим запасом, чтобы минимизировать нервотрепку.

Сверку выработки имеет смысл проводить каждый месяц, чтобы не завалить задачи.

Напоминаем: если вы не сделаете всего, на что подписались по гранту, и часть грантового бюджета останется неосвоенной, непотраченные деньги надо будет вернуть.

Грантодатель одобрил заявку, но срезал смету: что делать?

По мнению НКО, это не лучшая практика со стороны грантодающих организаций. Она и правда парадоксальная: с одной стороны, вам доверяют (одобрили), с другой – не доверяют финансовой части вашей заявки, хм. К счастью, такое практикуют лишь некоторые грантодатели.

Но если смету срезали, что же делать? Во-первых, советует Наталья Луговая из «Живи сейчас», надо понять, как урезание сметы повлияет на осуществимость проекта. Если сокращение незначительное и вы уверены, что на одобренные деньги сумеете реализовать все заявленное, слегка увеличив ваши собственные вложения в проект, соглашайтесь.

Если же урезание значительное, нужно (оценив, сохранится ли смысл в проекте вообще) провести переговоры и убедить грантодателя, что придется пропорционально срезать и результат.

Вы не взяли грант: кто виноват и что делать

Наступил день объявления результатов конкурса, вы с напряжением вглядываетесь в списки победителей… и не находите в них своей организации. Заявка не получила поддержку. Досада – первое чувство, которое вы испытаете. Многие на этом застревают и начинают строить обидчивые догадки, почему их недооценили. Некоторые начинающие организации даже капитально разочаровываются в грантовых конкурсах.

По моему опыту, это не конструктивно. Из поражения следует извлечь практические уроки, чтобы ваша следующая заявка была более успешной.

Во-первых, надо попытаться получить максимальную обратную связь от грантодателей. В ряде грантов (например, ФПГ) доступна информация о количестве баллов по каждому параметру заявки – ее надо осмыслить.

У большинства крупных грантодателей (например, ФПГ) есть правило, что персональную обратную связь по заявке они не дают. Однако, по нашему опыту, запрашивать обратную связь все же стоит – вдруг повезет? «На моей практике только один раз в 2018 году крупный грантодатель прислал в ответ на запрос, почему не выиграла заявка, обратную связь от трех экспертов, оценивающих заявку. Это были подробные комментарии экспертов по критериям оценки заявки. И они оказались очень полезны для доработки заявки на следующий год», – говорит фандрайзер нашего портала Наталия Шиповских. В конце концов, для грантодателя тоже может быть важно видеть заинтересованность заявителей в получении обратной связи.

Совершенно точно стоит дать посмотреть вашу не выигравшую заявку опытному независимому эксперту – например тому, у кого есть опыт экспертизы грантов. Его или ее содержательный комментарий – что с заявкой не так, может быть очень поучительным.

Если ваш проект – церковный, попросите методической помощи в Синодальном отделе по благотворительности Русской Православной Церкви, пусть эксперты отдела разберут вашу неудачу с вами.

Изучите проекты-победители в вашей категории и с похожей деятельностью. Полного доступа к их заявкам у вас не будет, но даже общая информация может быть полезной.

Помните, что не выигравшую, но детально прописанную заявку вы можете взять как исходник для следующей, более успешной. Половину работы по формулированию целей-задач вы уже сделали, используйте это.

Желаю побед!