Внедрение проектного управленческого учета. Что такое проектный управленческий учет? Где применяется? Сочетание учета проектной деятельности и раздельного учета источников финансирования - статей затрат расходов. Способы автоматизации проектного учета

Внедрение УУ

Учет для принятия управленческих решений по проектам в процессе постановки и внедрения требует индивидуального подхода для каждой компании.

Необходимо решить ряд методологических вопросов и зафиксировать их в учетной политике для целей ведения управленческого учета. Они касаются:

• Формирования структуры прямых затрат
• Распределения накладных расходов между проектами
• Разработки методики трансфертного ценообразования при работе над проектом разными подразделениями
• Учета коммерческих затрат, формирующихся перед началом проекта и направленных на его заключение

Чем точнее будут описаны данные методики, тем более точным будет оценка рентабельности проекта, его финансовой эффективности.

Формирование структуры прямых затрат УУ

Если основные затраты компании составляют затраты на персонал (консалтинг, IT-разработчики, аудиторские компании и др.), и при этом сотрудники могут работать на нескольких проектах сразу, хорошим решением распределения основных затрат на проекты для управленческого учета будет распределение по фактически отработанному времени. Это позволит не только отслеживать рентабельность проектов по договорам с фиксированной ценой, но и контролировать выполнение проекта, если система учета рабочего времени позволяет привязать затраченное время к графику выполнения проекта.

Распределение накладных расходов между проектами УУ

Помимо прямых расходов (ФОТ и налоги с зарплаты сотрудников, непосредственно занятых в проектах), в проектно-ориентированных компаниях возникают накладные расходы, распределение которых между проектами является нетривиальной задачей.

Существует несколько вариантов решения. Наиболее часто используют следующие:

• Отдельное бюджетирование накладных расходов и списание этих расходов на общий финансовый результат;
• Использование коэффициентов распределения накладных расходов;
• Определение ставки возмещения основных работников с учетом накладных расходов. Ставка позволяет распределить накладные расходы на проекты, пропорционально затраченному на них времени. При этом ставка может отличаться для разных групп сотрудников;
• Использование внутреннего субподряда. Для этого между подразделениями компании устанавливаются трансфертные цены, которые могут определятся по рыночной цене за аналогичные работы или по величине затрат на оплату труда с учетом коэффициента на покрытие накладных расходов.

Методика трансфертного ценообразования

При осуществлении проектной деятельности компания может использовать методику внутреннего субподряда. В этом случае подразделение (ЦФО), отвечающее за выполнение проекта, становится внутренним заказчиком ресурсов других подразделений (ЦФО).

Важной задачей является определение трансфертной цены внутренних подразделений. Для этих целей может использовать несколько методов:

1. метод сопоставления рыночных цен;
2. метод цены последующей реализации;
3. затратный метод;
4. метод сопоставимой рентабельности;
5. метод распределения прибыли;
6. метод цены независимой оценки.

В большинстве случаев используется метод сопоставления рыночных цен на аналогичные работы с применением поправочного коэффициента.

Идентичность работ и товаров определяется на основании открытой информацией по рынку в соответствии со следующими показателями сходства:

• Идентичные товары. Товары сравниваются по функциональным, техническим и эксплуатационным свойствам. Учитывать можно также производителя, страну, из которой поступил товар. Во внимание не принимаются мелкие различия.
• Идентичные работы. Работы сравниваются по качественным характеристикам. Во внимание принимаются используемые технологии и методики, деловая репутация подрядчика.
• Однородные товары (неидентичные). Во внимание принимаются сходные свойства, характеристики, которые позволяют объектам выполнять аналогичные функции, возможность коммерческой взаимозаменяемости. Учитывается качество товаров, страна их происхождения, репутация производителя.
• Однородные работы (неидентичные). Учитываются похожие характеристики, которые позволяют работам быть взаимозаменяемыми. Во внимание принимается качество работ, репутация подрядчика на рынке, форма и объем оказываемых услуг, уникальность.

Этот метод удобно применять в децентрализованных компаниях, когда отдельные подразделения относительно свободны в выборе внутренних или внешних покупателей и продавцов, например, когда работы могут не только использоваться внутри компании, но и реализоваться на сторону.

Если подразделения-«поставщики» используются только внутри компании или рынок этих услуг/товаров некрупный, можно использовать установку цен на основании внутренних затрат подразделения (ЦФО). Подразделение, передающее свою продукцию, использует ценообразование на базе маржинальных затрат плюс надбавка или наценка к общим затратам. При этом размер коэффициента компенсирования постоянных затрат зависит от объема реализованных работ, товаров.

Так, с ростом объема роль переменных расходов в себестоимости единицы продукции (услуги) возрастает, а значимость постоянных затрат, соответственно, падает, что ведет к уменьшению коэффициента компенсирования.

Учет коммерческих затрат, формирующихся перед началом проекта

Перед началом проекта компания несет затраты на его предпродажную подготовку. Эти затраты могут включать не только стоимость привлекаемых для участия в них трудовых ресурсов, но и командировочные расходы, приобретение материалов и оборудования, и составлять существенные суммы. В момент заключения договора на проект все накопленные затраты могут переноситься на этот проект, либо в противном случае списываться на прибыль компании.

Отчеты проектного управленческого учета

Если компания ведет несколько внешних проектов одновременно, то и оперативный и регулярный (ежемесячно) учет для принятия управленческих решений должен учитывать все особенности бизнеса.

Помимо основных отчетов, агрегирующих показатели проектов по компании в целом^

• Отчет по доходам и расходам - БДР или P&L,
• Отчет по движению денежных средств БДДС или CF,
• Прогнозный или чаще фактический управленческий баланс ББЛ или BS,

необходимо формировать дополнительно следующие отчеты:

• Распределение денежных потоков по проектам
• План-факт БДР по проектам
• План-факт БДДС по проектам
• Отчет по маржинальной стоимости в разрезе проектов
• Отчет по операционной прибыли EBIT EBITDA OIBDA в разрезе проектов
• Расчет рентабельности по проектам

 

Способы автоматизации проектного учета

Для успешного финансового исполнения проектов компании система управленческого учета должна решать следующие задачи:

• Составление бюджетов проектов, настройку правил их консолидации;
• Формирование корректной себестоимости проектов и анализ план-фактных отклонений;
• Контроль и управление денежными потоками проектов;
• Прогнозирование доходов и расходов с учетом потребностей по проектам;
• Актуализация бюджетов проектов при изменении графика выполнения и объема работ по проекту.

Оперативный и регулярный (ежемесячно) учет в Excel

Если компания небольшая, то бюджетирование проектов часто осуществляют в Excel, а собирают фактические затраты в 1С:Бухгалтерии, туда же формируют проводки оп распределенным затратам.

Excel имеет достаточный функционал для формирования основных отчетов по проектам и по компании в целом:

• Отчет по доходам и расходам;
• Отчет по движению денежных средств;
• Баланс.

Оперативный и регулярный (ежемесячно) учет в системе учета рабочего времени по проектам.

Многие компании используют Excel или Google таблицы в связке с системой учета рабочего времени по проектам.

Они позволяют точнее распределить затраты по проектам.

Настраивается выгрузка данных о временных затратах сотрудников на проекты из систем учета рабочего времени и бухгалтерской программы в Excel или Google таблицы.

Затем эти данные группируются, разносятся по проектам, после чего анализируются финансовые результаты каждого проекта.

При увеличении количества проектов и повышении сложности финансовых потоков внутри компании происходит увеличение количества таблиц Excel.

Это влечет многократное увеличение сложности поддержки корректного учета в огромных связанных таблицах.

Данная ситуация может приводить к неточностям при расчетах и, как следствие, к ошибкам при принятии управленческих решений.

Использование облачных сервисов для УУ (учета для принятия управленческих решений)

Для автоматизации проектного управленческого учета можно использовать готовые онлайн-сервисы, поддерживающие разделение учета по проектам.

Для формирования полноценной отчетности по проектам нужно:

• Указать статьи денежных операций
  Когда вы добавляете операцию вручную, вы указываете для нее статью. Чтобы изменить статью у существующей операции, нажмите на эту операцию в таблице и измените поле «Статья». Сохраните операцию.
• Указать проекты для операций
  Проекты нужны для разделения прибыли/убытков по проектам и оценки рентабельности проектов. Добавление проектов осуществляется на закладке «Проекты».
• Указать несколько статей и проектов для одной операции
  Итоговая сумма всех частей должна совпадать с общей суммой операции.

В сервисе можно запланировать платежи по проектам и избегать кассовых разрывов в компании. Источником информации для планирования поступления денежных средств по проектам служат договоры с заказчиками (планируемые доходы и сроки выплат). Расходы планируются на основании информация от руководителей проектов, какие затраты на субподряд ожидаются.

Обязательные платежи загружаются из «1С: Бухгалтерии». На основе этих данных строится прогноз движения денежных средств и платежный календарь, который позволяет управлять наличием денежных средств.

Также сервис предлагает ряд возможностей для качественной автоматизации финансового учета в проектных организациях:

• Автоматизированную синхронизацию управленческого учета с банками
• Формирование информации по прибыльности различных проектов
• Планирование предстоящих платежей и поступлений ДС

Сервис сразу решает ряд проблем внедрения управленческого учета и предлагает:

• Настроенный оперативный и регулярный (ежемесячно) учет для принятия управленческих решений для небольших компаний
• Продуманную визуализацию основных показателей бизнеса
• Платежный календарь с обязательными платежами
• Синхронизацию с аутсорсингом бухгалтерского учета
• Высокую отказоустойчивость облачного решения

 

Дополнительно заказав услугу аутсорсинга управленческого учета, вы поручите решение методологических вопросов команде аналитиков, а сами целиком посвятите себя управлению бизнесом.

В объем консультационной поддержки входит:

• помощь в первичной настройке, добавлении статей движения денежных средств, проектов, помощь в настройке шаблонов;
• внесение данных о движении денежных средств по банковским счетам;
• внесение данных о движении наличных денежных средств по мере получения соответствующей информации;
• присвоение статей движения денежных средств и проектов каждой операции движения денежных средств на основании согласованных правил (шаблонов);
• персональное обучение ваших сотрудников

Специализированные решения для управленческого учета на базе 1С

Для составления и контроля бюджета проекта могут использоваться специализированные программы автоматизации управленческого учета на базе 1С.

Включают модули для автоматизации бюджетирования и управленческого учета - позволяет учитывать в бюджете проекта совокупные затраты на работы по проекту: прямые и косвенные.

Прямые затраты в документе «Бюджет» проекта складываются из следующих категорий:

• Категория «Персонал»: затраты на сотрудников, необходимые для выполнения проекта, в том числе количество рабочих часов, которое они затратят на проект, и их часовую ставку;
• Категория «Оборудование»: стоимость оборудования и инструментов, необходимых для выполнения объема работ;
• Категория «Поставщики»: подрядчики и поставщики, которые будут задействованы в проекте, и условия договоров с ними;
• Категория «Транспортные расходы»: транспортные расходы, которые будут понесены в рамках проекта;
• Категория «Дополнительно»: дополнительные расходы, которые будут понесены для выполнения всех задач и мероприятий проекта: связь, копировальные услуги и прочее.

Кроме того, необходимо определить и оценить стоимость косвенных затрат проекта.

Косвенные затраты (накладные расходы) – это затраты, которые относятся к общим целям проекта, но не могут быть отнесены к конкретным видам деятельности и задачам. Общая сумма косвенных затрат должна быть добавлена к бюджетным расчетам.

Расчет экономической эффективности бюджета проекта.

С помощью этого анализа определяется, обеспечивает ли бюджет максимальную эффективность проекта с точки зрения затрат, которые будут понесены для целей и задач проекта.

Компании, выполняющие проекты для внешних Заказчиков, являются проектно-ориентированными компаниями. К таким компаниям можно отнести:

• Консалтинговые компании
• Строительные компании
• Инжиниринговые компании
• Аудиторские компании
• IT-компании по внедрению и разработке ПО
• Компании по разработке дизайна и др.

Все они должны учитывать особенности проектной деятельности при формировании учетной политики управленческого учета.

Под проектом понимается совокупность мероприятий, объединенных целью и имеющих выделенный бюджет. Каждый проект характеризуется, по меньшей мере:

• Целью выполнения проекта
• Конечными сроками существования
• Выделенной суммой бюджета

Проекты в компании могут подразделяться на два вида:

• внешние (операционные) – проекты, выполняемые в рамках договоров с Заказчиками.
• внутренние (инвестиционные) – проекты, направленные на внутреннюю оптимизацию, они осуществляются за счет капитальных вложений.

Совокупность внутренних проектов представляет собой Инвестиционный бюджет.

Независимо от вида проекта, для корректного расчета финансовых показателей каждого проекта необходимо организовать раздельный сбор фактических показателей.

Особенности организации управленческого учета проектной деятельности

 

Не только получить, но и сохранить преференции, льготы, гранты, субсидии!

Войти в реестр, выиграть грант, субсидию, получить право на льготу - это только часть формулы успеха - 1 этап работы (не самый трудоемкий и не самый высокорисковый), обычно после этого происходит расслабление и руководства и сотрудников

Самое трудное - чтобы команда проекта, структура бизнеса - были готовы к такой поддержке:

• смогли соблюсти все условия предоставления налоговых льгот
• смогли выполнить все требования грантодателя (ФСИ, РФРИТ, Сколково, РВК и т.п.)
• смогли в течение нескольких лет ("поседевшие" бухгалтера и "усталые" руководители проектов - точно понимают, о чем мы говорим) - сохранить право на эти гранты и льготы!
• Чтобы не возвращать в бюджет с пенями и штрафами эти льготы и гранты
• Чтобы не попасть в "стоп лист" неблагонадежных (которым больше не дадут ничего), подконтрольных, часто проверяемых организаций

Мы помогаем персоналу компаний - участвуем в разработке необходимых регламентных документов:

• учетная политика
• положение об оплате труда и т.п.
• методику раздельного учета доходов и расходов,
• необходимые ОРД, кадровые документы
• вносим корректировки в бухгалтерские формы

- для компаний получивших льготы или целевое бюджетное финансирование в виде субсидий, грантов и т.п.

Пример (фрагмент) требований фондов (Сколково, РФРИТ, РВК), а также контрольно-надзорных и налоговых органов (Минфин, ФНС) к документации:

"В компании должен быть принят внутренний нормативный акт организации по ведению раздельного учета расходов и доходов (в случае их наличия) по проекту, с разделением по источникам финансирования (средства гранта и средства софинансирования), и статьям сметы расходов на реализацию проекта

Раздельным учетом должны быть предусмотрены отдельные субсчета/субконто по каждому счету плана счетов бухгалтерского учета, используемых получателем гранта, в соответствии со статьей затрат проекта, отдельно за счет средств гранта и средств софинансирования.

Раздельный учет должен вестись с самого начала реализации проекта.

В случае, если сметой расходов предусмотрены затраты на оплату труда:

- положение по оплате труда;

- приказ о создании рабочей группы по проекту (утверждается перед началом запуска проекта), с изменениями (при наличии);

- график выплаты заработной платы (аванс, з/пл);

- трудовые договоры (доп.соглашения), с обязательным включением в обязанности работников функционала по проекту;

- образец заполнения табелей учета рабочего времени, расчетную ведомость, с учетом требований о раздельном учете.

Исходные или итоговые документы и информация для разработки документов:

• Персональные данные сотрудников Заказчика (паспортные, регистрационные данные)
• Трудовые договоры с сотрудниками Заказчика
• Расчетные и платежные ведомости
• Оборотные ведомости по раздельному начислению и выплате заработной платы, налогов
• Иные выгрузки из учётных систем и расчётные таблицы – по расходам, и отдельно расходам по смете
• Штатное расписание
• Табели учета рабочего времени
• Внутренние ОРД (приказы)

Возможный перечень работ и услуг (для ИТ- специалистов более привычное понятие - уровень SLA):

СОГЛАШЕНИЕ ОБ УРОВНЕ СЕРВИСА

уровень SLA - Service Level Agreement

(перечень оказываемых услуг и выполняемых работ)

Консультационные услуги (составляющие комплекса работ)	Входит в стоимость договора (да, нет)		Особенности сервиса (или условия его осуществления)
Разовые консультации (ответы на возникающие вопросы)	Да	Входит в стоимость	Встречи или обсуждение по ЭТКС с руководством, ответственными лицами, отработка вопросов, обсуждения
Встречи или обсуждение по ЭТКС с руководством, ответственными лицами, отработка вопросов, обсуждения	Да	Входит в стоимость
Ознакомление с документами (первичные учетных документов, специальная документация) по списку:	Да	Входит в стоимость	- трудовые договоры, штатные расписания, должностные инструкции - положение об оплате труда, графики выплат - соглашение с Фондом с заявкой и приложениями, документами - учетная политика
Разработка проектов документов: - д\с к трудовым договорам по каждому сотруднику компании Заказчика - трудовые договоры по вновь принятым сотрудникам - приказ (иные ОРД) о создании рабочей группы и об изменении коэффициента трудового участия по проекту Заказчика - штатное расписание - должностные инструкции	Да	Входит в стоимость	При условии предоставления документации, информации в объеме приложения 1 и иных, требуемых для оказания услуг по запросам исполнителя и назначения ответственных лиц от Заказчика для получения полной информации и документов - после подписания соглашения о конфиденциальности и неразглашении третьим лицам информации
Корректировка учетной политики Разработка НПА по ведению раздельного учета расходов и доходов по проекту,	Да	Входит в стоимость	с разделением по источникам финансирования (средства гранта и средства софинансирования), и статьям сметы расходов на реализацию проекта (далее - смета расходов). Отдельные субсчета/субконто по каждому счету плана счетов бухгалтерского учета, используемых получателем гранта, в соответствии со статьей затрат проекта, отдельно за счет средств гранта и средств софинансирования. Раздельный учет должен вестись с самого начала реализации проекта.
Расчеты по табелям расчетным или расчетно платежным ведомостям	Нет	-	Экономические расчеты по смете, по фактическим затратам
Корректировка разработанных документов (при изменении исходных данных, установок)	Нет	-	дополнительные соглашения к трудовым договорам по каждому сотруднику Заказчика, трудовые договоры по вновь принятым сотрудникам, проект приказа о создании рабочей группы по проекту Заказчика, положение об оплате труда
Сопровождение в процессе реализации проекта (методология кадрового учета, налогообложение, бухгалтерский учет)	Нет	-	Отдельное соглашение
Заполнение иных кадровых, бухгалтерских документов	Нет	-	Отдельное соглашение