Опыт автоматизации проектно-ориентированной деятельности на платформе электронного документооборота на базе решения «1С:Документооборот». ПО автоматизация проектного, управленческого учета и отчетности

Автоматизация проектно-ориентированных организаций

Задача автоматизации проектно-ориентированной деятельности часто и регулярно возникает у различных компаний. Требуется обеспечить эффективный контроль и управление сроками, доходами и расходами, составом и сущностью работ, договорами и обязательствами, а также документационным обеспечением деятельности. Здесь речь идет о двух видах активностей:

• во-первых, о группе сквозных процессов управления и поддержки проектов, которые являются ядром бизнеса или основным видом деятельности компании, в результате которых получается доход и прибыль, и на эту группу процессов ложатся прямые расходы;
• во-вторых, проектно-ориентированное управление применяется к группе обеспечивающих и или внутренних процессов, которые выполняются для нужд компании.

В обоих случаях необходимо автоматизировать управление проектами так, чтобы получить четкую картину их состояния, с возможностью детализации до отдельных документов и процедур. Речь идет о разовых или уникальных активностях, которые не являются неизменными непрерывными процессами. Дискретные и уникальные активности, которые отличаются друг от друга и имеют собственные параметры стоимости, себестоимости, конкретных сроков выполнения или поставки могут и должны управляться проектными методами.

Примеры активностей, для управления которыми уместен проектно-ориентированный подход:

• поставки оборудования для клиентов, которые включают закупку, комплектацию, установку, документирование и могут включать монтаж оборудования;
• проведение комплексных мероприятий для внешних заказчиков;
• строительно-монтажные услуги;
• строительство или модернизация объектов;
• специализированные услуги по сбору информации и получению разрешительной документации, а также лицензированию;
• поставка, разработка и внедрение программного обеспечения;
• технические услуги, например, подключение к энергетическим системам или установке инженерных систем;
• разработка и запуск в производство продуктов или продуктовых линеек;
• проектно-изыскательские работы;
  и другие.

Выбор платформы для автоматизации проектного управления

Деятельность проектно-ориентированной организации комплексна. Сложность состоит в том, что проекты выполняются одновременно, в то время как последовательно выполняются обеспечивающие и сквозные процессы и операции. Проектно-ориентированное управление подразумевает большое количество отдельных хозяйственных и технических процессов и активностей, которые должны быть взаимоувязаны:

• ведение внешней и внутренней официальной переписки;
• работа и управление взаимоотношениями с заказчиками;
• управление продажами;
• управление договорной работой;
• оперативное управление каждым отдельным внутренним и внешним проектом и управлением портфелем проектов;
• проектное управление, включая управление рисками проектов;
• управление проектно-техническими документами;
• планирование и управление проектными ресурсами;
• работа с первичными бухгалтерскими документами;
• управление бюджетами и расходами (в разрезе каждого отдельного проекта) включая планирование учет трудозатрат специалистов проекта;
• финансово-казначейское управление денежными средствами и контроль платежей и взаиморасчетов;
• ведение базы знаний и хранилища документации.

Формат выходных данных этих процессов и активностей различен — документы как отдельные технические документы (ТЗ, ТП, спецификации), исходящие и входящие письма, цифровые финансовые данные и цифровые значения платежей, первичные документы бухучета, расчетные цифры планирования и фактического анализа трудозатрат, отдельные записи и сводные расчеты в системе управления задачами разработчиков и консультантов, цифровые данные по финансовым затратам или закупкам, даты начала и окончания работ и услуг по этапам.

Показателен список вопросов, которые мы обсуждали на этапе проектирования целевой функциональной и технической архитектуры системы управления проектами:

• Какие основные процессы управления проектом, а также увязанные вспомогательные и обеспечивающие процессы целесообразно включить в контур автоматизации?
• Сможем ли увязать их все так, чтобы это было не слишком громоздко и управляемость повысилась?
• Как совместить автоматизацию оперативного управления проектами и портфелем проектов с финансовым контуром управления?
• Что взять за основу — диаграммы Ганта для проектов и сетевое планирование, или подняться уровнем выше до управления портфелем проектов в целом?
• Собрать данные по проектам в масштабе организации в Project Server, но как потом обеспечить оперативное управление и получить данные о документационном обеспечении?
• Может строить систему от автоматизации бухгалтерии, например на основе системы «1С:Бухгалтерия предприятия» или от торговых операций как в «1С:Управление торговлей»?
• Построить собственную систему на платформе «1С:Предприятие»?

После сбора функциональных требований и сравнения различных вариантов реализации, мы взяли за основу систему «1С:Документооборот» и впоследствии не пожалели о своем решении.

Преимущества системы «1С:Документооборот» для комплексной автоматизации проектно-ориентированной деятельности

Система «1С:Документооборот», разработанная на технологической платформе «1С:Предприятие 8», зарекомендовала себя как эффективная платформа для автоматизации комплексного процесса управления проектами. По итогам проектирования, разработки и эксплуатации системы управления проектами, мы можем отметить следующие ее преимущества:

• возможность автоматизировать отдельные самодостаточные процессы и процедуры (например, подготовка и согласование договоров, формирование и согласование финансовых актов, табелирование, жизненный цикл проектной документации и т.п.), при этом результаты попадают в единый контекст и единое хранилище;
• возможность автоматизировать различные процессы компании на одной платформе и объединить в единый сквозной процесс различные производственные, организационные, управленческие и финансовые операции;
• возможность использовать, а при необходимости, быстро организовать и настроить маршруты согласований различных проектных, технических и финансовых документов;
• возможность достаточно просто и быстро организовать интеграции системы управления проектами с учетными системами для обмена финансовыми данными, параметрами и документами;
• возможность оперировать цифровыми показателями для учета, суммирования, изменения и сопоставления данных и финансовых показателей, трудозатрат и проч., (расчетный модуль);
• общая система хранения НСИ, данных и документов позволяет быстро организовывать отчётность по любым данным сквозного производственного процесса;
• возможность создания настраиваемой системы управления проектами, с возможностями изменения шаблонов операций;
• гибкость и мощность системы «1С:Документооборот» как среды быстрой разработки, при этом отдельные процедуры и операции сквозного производственного процесса хорошо легли на систему и удобно автоматизированы;
• возможность реализовать открытую архитектуру системы управления проектами, с возможностью быстрой и независимой доработки как существующих моделей и подсистем, несложно расширить рамки автоматизации и добавить новые автоматизируемые процессы и модули;
• сжатые сроки и относительная простота доработки/модернизации системы на технологической платформе «1С:Предприятие 8».

Рис. 1. Функциональная архитектура системы управления проектами компании Infosuite.

Архитектура системы управления проектами

Целевая функциональная архитектура системы управления проектами показана на рисунке 1. Система автоматизирует управление проектами, а также связанные с ними активности:

• документационное обеспечение проектно-ориентированной организации (Канцелярия, входящие и исходящие документы, официальная переписка);
• документационное обеспечение договорного процесса, учет и согласование договоров;
• управление продажами и CRM;
• управление проектами — документация, ведение статусов проектов, отчетность по управлению проектам, управление себестоимостью и сроками проектов, а также управление ресурсами проектов включая учет рабочего времени, списание и акцептование фактически отработанных трудозатрат и табелирование;
• управление задачами разработки — полным производственным циклом выполнения задач разработки до включения в релиз;
• создание, утверждение и управление проектно-технической документации — «Технические задания», «Технические проекты», отчеты об обследовании, спецификации, перечни функциональных требований и другие организационно-технические документы;
• управление финансовыми документами проекта — финансовые акты, акты выполненных работ, отчеты, отчетные документы;
• управление отчетами по проектам — отчеты по исполнению сроков, по бюджетам проектов и другие, более 100 различных видов отчетов;
• документационное обеспечение «Системы менеджмента качества франчайзи» — хранилище стандартов СМК и подсистема управления документами СМК (аудиты и орг. документация).
• учет трудозатрат и табелей рабочего времени сотрудников;
• управление отдельными задачами разработки, сопровождения и подготовки релизов, через специальную подсистему управления внедрением, разработкой и сопровождением.

Централизация автоматизируемых функций в рамках единой системы значительно упрощает администрирование и поддержку, включая разработку и модернизацию модулей, создание резервных копий и управление пользователями и правами доступа к проектам, документам, процессам и маршрутам системы.

Кроме того, были реализованы сопряжения с отдельной системой «1С:Бухгалтерия предприятия 8» для обмена первичными документами и документами движения денежных средств, с системой «1С:Зарплата и управление персоналом» для расчета заработной платы, а также с внешней системой HelpDesk.

Эффект от эксплуатации корпоративной системы управления проектами

По итогам промышленной эксплуатации, а также сертификации системы менеджмента качества компании Infosuite, видны следующие положительные эффекты создания системы управления проектами на базе «1С:Документооборот».

1. Значительно повысилась общая управляемость проектами за счет централизованного хранения и обновления в единой системе всей необходимой проектной и финансовой информации, цифр, данных, документации и основных проектных показателей каждого проекта.
2. Повысилась надежность и доходность выполнения проектов за счет планирования и фактического учета затрат и трудозатрат, управления финансовыми параметрами проектов, прежде всего расходной частью.
3. Повысилась эффективность управления персоналом, за счет учета текущей загрузки, распределения ресурсов и планирования выполнения проектных задач.
4. Сокращены и сведены к минимуму отклонения от графиков ДДС за счет централизованного планирования контроля и учета взаимодействия с заказчиками и подрядчиками, возросла финансовая дисциплина.
5. Значительно повышена эффективность и четкость отслеживания контрольных сроков и отклонения дат начала и завершения этапов, сдачи-приемки и актирования работы.
6. Повысилась скорость и надежность, заказчиков и участников проектных команд счет централизованного ведения и информирования в системе актуальной информации по каждому проекту в части ресурсов, затрат, доходов.
7. Повысилась надежность и скорость подготовки проектной документации за счет стандартизации ЖЦ проекта и проектной документации, унификации и использования преднастроенной структуры проектных папок, а также использования шаблонов документов, процессов, карточек типовых документов.
8. Повысилась надежность и эффективность ведения проектов за счет стандартизации процессов и устранения отклонений выполнения проектов согласно положениям Системы Менеджмента Качества франчайзи (СМК).
9. Повышение надежности и сокращения рисков утери или искажения данных за счет автоматизации и стандартизации правил разработки, согласования и хранения проектно-технических документов в системе управления проектами.
10. Повысилась эффективность оценки и планирования новых проектов за счет использования архивных данных и learned lessons ранее выполненных аналогичных проектов.