https://sber-solutions.ru/

7 октября 2019
Обновлено: 3 октября 2023

Как начать вести воинский учет: пошаговая инструкция

Представляем пошаговую инструкцию ведения воинского учета в организации в формате ответов на часто задаваемые вопросы.

Руководство СберРешений будет одинаково полезно как компаниям, которые только приступают к процедуре воинского учета, так и тем, кто уже столкнулся с определенными трудностями

Для начала разберемся, что такое воинский учет (ВУ) и для чего он нужен.
Под воинским учетом понимают регистрацию призывных и мобилизационных людских ресурсов для анализа их количественного и качественного состава. С точки зрения государства, создание системы воинского учета позволяет четко понимать, в какой момент времени, на какой территории, в каком количестве находятся людские ресурсы, и оперативно ими управлять.
Вести воинский учет сотрудников организации обязует Федеральный закон от 28 марта 1998 года № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе». За нарушения в области воинского учета работодателю грозит административная ответственность (глава 21 КоАП РФ).
Воинский учет: последовательность действий Заказать услугу Шаг 1. Назначить ответственного
Несмотря на то, что ответственность за организацию и ведение ВУ несет руководитель компании, заниматься непосредственно учетной работы может другой сотрудник предприятия. Количество ответственных, прикрепленных к учету, зависит от количества сотрудников, подпадающих под процедуру.
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 установило следующие нормы:
- менее 500 граждан - 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству
- от 500 до 2000 граждан - 1 освобожденный работник
- от 2000 до 4000 граждан - 2 освобожденных работника
- на каждые последующие 3000 граждан - 1 освобожденный работник
При этом руководители организаций обязаны выделить ответственным за ВУ специально оборудованные помещения с железными шкафами, доступ к которым находится под контролем.

Вопрос: Может ли подписывать документы по воинскому учету уполномоченное генеральным директором организации лицо? Что необходимо для этого?
Ответ: Руководитель организации обязательно подписывает: ежегодный план по ведению ВУ и приказ о назначении ответственного. Остальные документы по воинскому учету (изменения сведений, сведения о приеме, увольнении), расписки в журнале учета листков сообщений может подписывать уполномоченное лицо на основании выданной доверенности (раздел III, п. 27, 28, 29, 36 Обязанности работников, осуществляющих ВУ Методических рекомендаций по ведению воинского учета)».

Вопрос: Можно ли в приказе о назначении ответственного за ведение ВУ прописать, что генеральный директор предоставляет право подписи ВУ документов уполномоченному им лицу? Если да, как это правильнее сформулировать?
Ответ: Право подписи можно оформить приказом с выдачей соответствующей доверенности включающей перечень документов ВУ, которые вправе подписывать уполномоченное лицо. Таким же образом оформляется право подписи на получение документов в соответствующих органах.

Вопрос: Должно ли штатное расписание предусматривать должность для сотрудника, ответственного за ВУ по совместительству? Или достаточно приказом возложить обязанности на какого-то сотрудника? Какое должно быть название этой должности?
Ответ: Если в должностные обязанности менеджера по персоналу не включены функции по ведению воинского учета, такую обязанность можно возложить на него только с его письменного согласия, предусмотрев соответствующую доплату. Совмещение оформляется по правилам, установленным ст. 60.2 ТК РФ.

Шаг 2. Определить, какие сотрудники подлежат воинскому учету, а какие – нет.
Подлежат ВУ:
- Граждане мужского пола, подлежащие первоначальному учету в возрасте от 15 до 17 лет
- Граждане мужского пола призывного возраста от 18 до 27 лет
- Граждане, пребывающие в запасе
- Граждане женского пола, имеющие военно-учетные специальности

Не подлежат ВУ:
- Граждане женского пола, не имеющие военно-учетной специальности
- Граждане, лишенные свободы или имеющие условный срок наказания
- Лица, постоянно проживающие за пределами РФ
- Лица, проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу
- Граждане, достигшие предельного возраста пребывания в запасе
- Граждане, освобожденные от военной службы
- Офицеры запаса внешней разведки и ФСБ

Вопрос: В каких случаях сотрудник-иностранец должен встать на воинский учет и что для этого нужно?
Ответ: Иностранные граждане не подлежат воинскому учету на территории РФ. Воинскому учету подлежат только военнообязанные граждане России (п. 14 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

Вопрос: Где можно ознакомиться с перечнем военно-учетных специальностей для женщин?
Ответ: В приложении к Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». Перечень также приложен к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Вопрос: Нужно ли ставить на ВУ студентов, проходящих практику не более месяца?
Ответ: Воинский учет ведется только в отношении работников. Студенты, проходящие практику у работодателя, работниками не являются. Следовательно, воинскому учету они не подлежат.

Шаг 3. Составить номенклатуру дел
Номенклатура дел – это порядок, регламентирующий распределение документов по папкам, описывающий содержимое каждой папки и каждого дела. Ответственному сотруднику необходимо сформировать папки и разложить по ним соответствующие документы. В ВУ есть 4 крупных дела:

1. Руководящие и регламентирующие документы ВУ. К ним относятся:

• Конституция Российской Федерации
• Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
• Федеральный закон от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне»
• Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»
• Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»
• Федеральный конституционный закон «О военном положении» от 30 января 2002 г. № 1-ФКЗ
• Раздел IV Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе" от 28.03.1998 N 53-ФЗ (Отсрочки)
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)
• Инструкция о порядке оповещения граждан, пребывающих в запасе на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях и организациях
• Инструкция по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
• «Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета», утвержденная приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700
• Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета
• Приказ об организации воинского учета граждан
• План работы по осуществлению воинского учета
• Журнал проверок состояния воинского учета в организации
• Проект приказа и акт на передачу бланков специального учета и других документов по ведению воинского учёт

Дополнительные формы можно получить в территориальном военкомате (ВК). Организация предоставит формы с учетом специфики вашего учета – специального или общего.

2. Картотека личных карточек
С 8 января 2022 года воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10 в приложении N 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета) (далее карточка по форме №10). Таким образом, карточки Т-2 ВУРС более не применяются с целью ведения воинского учета.

Обращаем Ваше внимание, что карточки по форме №10 формируются и ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Поэтому помимо обычной картотеки работодатель должен теперь вести также и электронную картотеку.

Электронная картотека формируется по тем же правилам, что и для бумажных носителей. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их допускается только работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации.

Отметим: И электронная картотека, и картотека карточек по форме №10
на бумажном носителе, требует постоянного обновления.

Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

Название	Содержимое	Ссылка на НПА	Комментарии
б/р	Журнал учета личных карточек граждан форма		Отсутствует указание о необходимости проставления нумерации карточек, и ведения журнала. Как правило, военкоматы просят вести журнал учета личных карточек и сверяют наличие личных карточек по журналу при проверке. Но данный журнал не предусмотрен к обязательному ведению на законодательном уровне. Рекомендуем проконсультироваться по данному вопросу с военным комиссариатом, курирующим организацию.
Раздел 1	Карточки офицеров запаса	п.34 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета	Строится в алфавитном порядке
Раздел 2	Карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса	п.34 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета	Строится в алфавитном порядке
Раздел 3	Карточки военнообязанных запаса женского пола	п.34 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета	Строится в алфавитном порядке. Для проверки корректности отбора личных карточек используется "Перечень военно-учётных специальностей, при наличии которых граждане женского пола подлежат постановке на воинский учет" (приложение №2 к Методическим рекомендациям (п.12)
Раздел 4	Карточки призывников	п.34 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета	Строится в алфавитном порядке
Раздел 5*	Личные карточки на военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания	п.35 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета	*При наличии в организации на воинском учете свыше 500 граждан карточки военнообязанных, имеющих мобилизационные предписания и отметки в военных билетах о вручении мобилизационных предписаний, помещаются в пятый раздел картотеки. В пятом разделе картотеки карточки размещаются по номерам команд (партий) на основании данных пункта 7 карточки, в них - в алфавитном порядке.

Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления, после чего уничтожаются с составлением акта об уничтожении.

Карточки граждан, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, обеспечивающем удобство работы с ними.

Карточки уволенных граждан, подлежащих воинскому учету, хранятся в архиве. Согласно Приложению №7 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях при увольнении граждан с работы личные карточки уволенных военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив. В Инструкции порядок хранения таких карточек не определен. Поэтому можно воспользоваться прежним порядком: архив строится по годам, используется разделитель, в рамках года- в алфавитном порядке.

Вопрос: Необходимо ли вести воинский учет по внутренним совместителям?
Ответ: Военкоматы не требуют ведения воинского учета по внутренним совместителям. Что касается внешних, то ФЗ №53 не содержит ограничений по признаку «основной работник» или «совместитель». Поэтому воинский учет необходимо вести и в отношении внешних совместителей.

3. Делопроизводство по ведению ВУ
В этой папке хранится переписка с военными комиссариатами и военными управами:

• Журнал регистрации документов воинского учёта -входящих
• Журнал регистрации документов воинского учёта - исходящих
• Сведения о принятых на работу
• Сведения об уволенных с работы
• Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
• Списки сверок с военными комиссариатами
• Форма №18
• Форма №6
• Форма №11МУ
• Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на в/учёт
• Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на в/учёт
• Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на в/учёт

4. Работа с гражданами по воинскому учёту

 

• - журнал учета-выдачи листков сообщений
• - листки сообщений.

Вопрос: Что значит «дело»? Необходимо ли создавать отдельные соответствующие папки?
Ответ: Военкоматы требуют оформления соответствующих папок: «Папка № 1», «Папка № 2» и так далее. При этом каждая папка должна иметь свое название. Например, папка № 2 может называться «Картотека личных карточек».

Шаг 4. Составить пакет документов для постановки организации на воинский учёт

 

• Сопроводительное письмо с просьбой о постановки на ВУ
• Приказ руководителя организации о назначении военно-учетного работника
• Форма Ф-18
• Заверенные копии регистрационных документов

Документы, которые нужно подать в военный комиссариат:

• Приказ об организации ВУ граждан
• План работ по осуществлению ВУ
• Должностная инструкция по ведению воинского учета
• Донесение – 11МУ
• Форма 18
• Заявление о постановке на ВУ

Обращаем Ваше внимание, что в зависимости от Администрации и военного комиссариата, требования к составу документов и бланку Формы 18 могут отличаться. Рекомендуем уточнить указанные данные перед обращением по постановке организации на воинский учет.

Перед началом работы необходимо разработать и утвердить обязанности для ответственного за ВУ сотрудника, издать приказ об организации ВУ, разработать план по осуществлению ВУ, согласовать документы с военным комиссариатом. Типовую должностную инструкцию можно найти в правовых системах. Также за разработкой должностной инструкции можно обратиться к консультантам.

Структура обязанностей сотрудника, ответственного за ВУ:

• Обязанности по обеспечению постановки граждан на воинский учет по месту работы;
• Обязанности по сбору, хранению и обработке сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету;
• Обязанности по поддержанию в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, а также в документах воинского учета военных комиссариатов.

Вопрос: В какой срок необходимо оповестить военный комиссариат о смене ответственного лица за ведение ВУ?
Ответ: Законодательно этот срок не установлен, однако Методические рекомендации (рекомендации - ключевое слово) в п. 22 указывают, что проект приказа о назначении ответственного за ВУ согласовывается с ВК. При этом указано, что кандидатуру целесообразно согласовывать перед назначением на должность. Также перемещение и увольнение таких работников согласовывается с ВК. Обычно военные комиссариаты не занимаются согласованием кандидатур, а работают по уже предоставленным приказам.

Шаг 5. Подать документы в Администрацию(районную управу) и военный комиссариат.
После подачи документов необходимо получить от Администрации (районной управы) и военного комиссариата справку о постановке организации на воинский учет.

Вопрос: Какая именно организация осуществляет постановку на воинский учет - районная управа, военный комиссариат или администрация города?
Ответ: Регистрация организаций, обязанных осуществлять воинский учет в Москве, согласно административно-территориальному делению и законодательству о местном самоуправлении, осуществляется районными управами. В других городах - территориальной администрацией. Эти государственные органы осуществляют функции призывных комиссий. Именно эти органы присваивают номер организации при постановке на воинский учет. После регистрации в этих органах работодатель регистрируется в военном комиссариате.

Вопрос: Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, компания имеет более 10 обособленных подразделений и филиалов. Необходимо ли вставать на учет по месту нахождения филиалов?
Ответ: Воинский учет осуществляется по месту регистрации юридического лица, т.е. по месту нахождения центрального офиса организации. Вставать на воинский учет по месту нахождения филиалов не требуется.

Шаг 6. Направить сведения в военкомат по месту регистрации каждого военнообязанного сотрудника

Вопрос: Случается, что работник не предоставляет временную регистрацию, а по постоянному месту прописки он снят с воинского учета. Каким образом определять, к какому военкомату принадлежит адрес регистрации работника?»
Ответ: Чтобы определить, к какому ВК относится адрес регистрации работника, можно предварительно позвонить в ВК для уточнения информации. Распределением подведомственности занимаются районные управы и Министерство обороны РФ. Адреса областных и районных ВК указаны на сайте Министерства обороны. Уточнить подведомственность также можно в районной управе.

Если сотрудник снят с воинского учета по месту регистрации, а информации о том, что работник состоит на воинском учете в другом месте по месту временной регистрации у Вас нет, то необходимо осуществить постановку на воинский учет данного гражданина по месту известной Вам регистрации. Для этого направьте в ВК по месту жительства (регистрации в паспорте) сведения о том, что гражданин обязан состоять, но не состоит на воинском учете, и сопроводительное письмо с просьбой оказать содействие о постановке данного гражданина на воинский учет.

При приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету и не имеющих регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев и не имеющих регистрации по месту пребывания, необходимо выдавать им сведения по установленной форме. Эти сведения работники будут передавать в военкомат для постановки на воинский учет (Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2020 г. № 103 "О внесении изменений в Положение о воинском учете")

 

• Шаг 7. Регулярная актуализация данных по воинскому учету:Вести номенклатуру дел и обязательные журналы
• Обновлять картотеку военнообязанных и призывников
• Проверять у военнообязанных граждан документы и наличие обязанности встать на воинский учёт
• Оформлять работникам листки сообщений для постановки на воинский учет по месту регистрации
• Оповещать работников о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления, разъяснять воинские обязанности
• Вести и актуализировать базу данных 1С или иной учетной системы
• Проводить внутренние аудиты ведения воинского учета
• Сверять данные личных карточек c военкоматом
• Готовить для военного комиссариата обязательные формы и отчеты

Эту постоянную работу проводит ответственный за ведение ВУ работник или профессиональная команда консультантов, которым вы передали эту функцию.

Вопрос: Военный комиссариат отказывается принимать сведения о принятых и уволенных сезонных сотрудниках. Как быть в этой ситуации?
Ответ: Законодательство РФ об обороне и воинском учете не содержит исключений для организаций по ведению воинского учета сотрудников, принимаемых на работу по срочному трудовому договору.

Если сотрудник, принимаемый на работу не относится к категориям, перечисленным в п.15 Положения (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), т.е. к категориям, не подлежащим воинскому учету, организация обязана вести воинский учет таких сотрудников на общих основаниях. Направляйте такие сведения по почте, делайте отметки об отправке в журнале исходящей документации, а не приносите их лично в ВК.

Вопрос: Необходимо ли уведомлять ВК о переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: Да, нужно.

Вопрос: Необходимо ли проверять, стоит ли в паспорте у сотрудника отметка о приеме на воинский учет по месту прописки?
Ответ: Обязанность проверять отметки в паспорте лежит на работодателе. Эта обязанность закреплена в Методических рекомендациях. О том, что у военнообязанного нет отметки необходимо уведомить ВК и направить туда работника, выдав листок сообщения.

Вопрос: Если сотрудник затягивает свой поход в военкомат, наступает ли в этом случае ответственность организации и/или сотрудника? Если да, то какая?
Ответ: Работодатель обязан направить работников в ВК с листком сообщения и проконтролировать возврат отрывной части с отметкой ВК. Для этого ведется специальный журнал. Методическими рекомендациями (п.п а п. 29) и Положением о воинском учете (п. 32), установлен двухнедельный срок для направления сведений. Работодатель несет ответственность только за нарушение сроков. Для сотрудника с 1 октября 2023 года за нарушения в сфере воинского учета предусмотрены штрафные санкции в размере от 1000 до 30 000 рублей:

 

№	Правонарушение	Ответственность по КоАП РФ
1	Неявка гражданина без уважительной причины в указанные в повестке военного комиссариата время и место либо по вызову иного органа, осуществляющего воинский учет	от 10 000 до 30 000 руб.
2	Несообщение гражданином об изменении семейного положения, образования, места работы (учебы) или должности, сведений о переезде на новое место пребывания, не подтвержденное регистрацией	от 1 000 до 5 000 руб.
3	Несообщение гражданином сведений о выезде из Российской Федерации на срок более шести месяцев или въезде в Российскую Федерацию либо неявка в военный комиссариат в установленный федеральным законом срок в случае наступления указанных событий	от 5 000 до 15 000 руб.
4	Несообщение о выезде в период проведения призыва на срок более трех месяцев с места жительства или места пребывания, в том числе не подтвержденных регистрацией по месту жительства и (или) месту пребывания	от 10 000 до 20 000 руб.
5	Уклонение гражданина от медицинского освидетельствования либо обследования по направлению комиссии по постановке граждан на воинский учет или от медицинского обследования по направлению призывной комиссии	от 15 000 до 25 000 руб.
6	Умышленные порча или уничтожение удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, военного билета (временного удостоверения, выданного взамен военного билета), справки взамен военного билета и персональной электронной карты, а также небрежное вышеуказанных документов, повлекшее их утрату	от 3 000 до 5 000 руб.

Вопрос: Каков порядок постановки на воинский учет в районную управу и в ВК? Ежегодный, разовый?
Ответ: Форма №18 ежегодно сдается в администрацию (районную управу) для подтверждения номера в комиссии по бронированию. Второй экземпляр формы №18 сдается в ВК также ежегодно. Третий — хранится у работодателя.

Вопрос: Какие штрафы предусмотрены за «неведение» воинского учета?
Ответ: Административной ответственности именно за «неведение» воинского учета нет. Есть штрафы, которые вытекают из общих обязанностей по ведению воинского учета. С 1 октября 2023 года на работодателя могут быть наложены штрафные санкции в следующем размере:

№	Правонарушение	Ответственность по КоАП РФ
1	Непредставление в военный комиссариат или в иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет	должностные лица- от 40 000 до 50 000 руб. юридические лица- от 350 000 до 400 000 руб.
2	Неисполнение обязанности по обеспечению своевременного оповещения и явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в воинские части либо неоказание содействия в организации таких оповещения и явки	должностные лица- от 60 000 до 80 000 руб. юридические лица- от 400 000 до 500 000 руб.
3	Неоповещение граждан о вызове (повестке) военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет, при поступлении, в том числе в электронной форме, таких вызовов (повесток) либо необеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызову (повестке) военного комиссариата или иного органа, осуществляющего воинский учет	должностные лица- от 40 000 до 50 000 руб. юридические лица- от 350 000 до 400 000 руб.
4	Непредставление или несвоевременное представление должностными лицами государственных органов или организаций в установленном федеральным законом порядке сведений, необходимых для ведения воинского учета	должностные лица- от 40 000 до 50 000 руб.
5	Неисполнение обязанности по организации или обеспечению поставки техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации	должностные лица- от 60 000 до 80 000 руб. юридические лица- от 400 000 до 500 000. руб.
6	Неисполнение военно-транспортных мобилизационных обязанностей	должностные лица- от 40 000 до 50 000 руб. юридические лица- от 350 000 до 400 000 руб.

Срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения воинского учета составляет три года.

Вопрос: Предусмотрены ли проверки компаний по ведению ВУ? Есть ли график таких проверок? Кто проверяет?
Ответ: Да. В организациях, где число военнообязанных работников в количестве менее 500 человек — 1 раз в 3 года; в организациях, где на воинском учете состоит более 500 человек, — ежегодно. План проверок нигде не публикуется. Провести проверку может как сам ВК, так и ВК совместно с прокуратурой.

Ведение воинского учета — кропотливая и трудозатратная работа, которую можно передать профессиональным консультантам.

Специалисты СберРешений

• проверят полноту и корректность данных ваших сотрудников
• подготовят необходимые документы военно-учетного стола
• возьмут на себя коммуникации с военными комиссариатами
• проконсультируют по вопросам ведения воинского учет

Компаниям, которые ранее не вели воинский учет, мы поможем

 

• сформировать картотеку военнообязанных и призывников
• поставить организацию на ВУ в Администрации (районной управе) и военном комиссариате
• подготовить и передать в ВК документацию по ведению ВУ

Передача воинского учета агенту уменьшит нагрузку на специалистов отдела персонала и позволит избежать административной ответственности за неисполнение федеральных законов и других нормативных актов государственной системы РФ.

 

Как вести бизнес в России

https://journal.tinkoff.ru/flows/business-russia/

https://journal.tinkoff.ru/guide/voinckiy-uchet/

16.08.23

Воинский учет в организации в 2023 году: что это и как его вести

Как он устроен и кто за него отвечает

100

Светлана Логвина

юрист

Работодатели должны вести воинский учет сотрудников — призывников и военнообязанных.

Это значит, что компании должны представлять в военкомат отчетность, оповещать сотрудников, если им пришла повестка, и могут оформить на своих сотрудников бронь — если отвечают критериям для этого.

Что вы узнаете

Какие организации обязаны вести воинский учет сотрудников

Общий и специальный воинский учет: у кого действует бронь

Кого касается воинский учет в организации

С чего начать воинский учет

Как вести воинский учет

Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники в организацию

Кто контролирует, как ведут воинский учет в компании

Что будет, если не вести воинский учет в организации или вести его неправильно

Письма для тех, у кого свой бизнес

Новости и кейсы для предпринимателей — в вашей почте дважды в месяц. Бесплатно Ваша почта будет в безопасности. Детали — в политике конфиденциальности

Какие организации обязаны вести воинский учет сотрудников

Воинский учет в России должны вести все компании. Не обязаны только индивидуальные предприниматели, даже если у них есть наемные сотрудники.

п. 8 ст. 8 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Постановление Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 14 апреля 2009 года

Общий и специальный воинский учет: у кого действует бронь

Учет военнообязанных бывает общий и специальный. Большинство фирм ведут общий учет.

На специальный воинский учет ставят военнообязанных, на которых распространяется бронь на период мобилизации или военного времени. Забронированные сотрудники получают отсрочку от воинской службы, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании или отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.

п. 16 положения о воинском учете

Также на специальном учете состоят сотрудники, которые служат:

1. В органах внутренних дел.
2. В Росгвардии.
3. В Государственной противопожарной службе.
4. В учреждениях и органах ФСИН — Службы исполнения наказаний.

Как работает бронь от призыва и мобилизации

Остальные военнообязанные состоят на общем учете.

Отсрочка — не то же самое, что бронь

В 2022 году некоторые специалисты из ИТ, СМИ, сферы связи и финансов получили отсрочки от мобилизации. Это не то же самое, что бронь.

Бронь закрепляется за конкретной должностью, а не за человеком. Если сотрудника переводят на должность без брони или он уволился, бронь переходит к другому человеку. Отсрочка дается конкретному человеку. К специальному воинскому учету это отношения не имеет.

Кого касается воинский учет в организации

Воинский учет касается всех мужчин — граждан РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу.

На воинском учете также стоят женщины с военно-учетной специальностью — ВУС. Например, радистки, телефонистки, специалистки по картографии и медики.

Компания должна вести воинский учет:

1. Не зачисленных в запас мужчин призывного возраста — от 18 до 27 лет. А с 1 января 2024 года — до 30 лет.
2. Мужчин в запасе.
3. Мужчин, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что были освобождены от призыва.
4. Тех, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных вузах.
5. Тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу.
6. Женщин с ВУС.

п. 12 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях

Воинский учет сотрудника ведется до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины могут быть в запасе максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.

ст. 53 ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»

Разряд военнообязанного — отметка 1, 2 или 3 на одиннадцатой странице военного билета, которая означает приоритет военнообязанного при мобилизации.

Максимальный возраст пребывания в запасе в 2023 году

Составы запаса по воинским званиям	Первый разряд	Второй разряд	Третий разряд
Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы	До 35 лет	До 45 лет	До 50 лет
Младшие офицеры	До 50 лет	До 55 лет	До 60 лет
Майоры, капитаны 3 ранга, подполковники, капитаны 2 ранга	До 55 лет	До 60 лет	До 65 лет
Полковники, капитаны 1 ранга	До 60 лет	До 65 лет	—
Высшие офицеры	До 65 лет	До 70 лет	—
Женщины, имеющие звание офицеров	—	—	До 50 лет
Прочие женщины, которые находятся в запасе	—	—	До 45 лет

С 2024 года возраст запаса для первого и второго разрядов повысят на пять лет — до 40 и 50 лет. Возраст для третьего разряда будут поднимать ежегодно на год, в результате к 2028 году предельный возраст составит 55 лет. Возраст запаса военных со званиями младших офицеров и выше останется прежним.

Для женщин с ВУС предельный возраст пребывания в запасе не изменится.

Не подлежат воинскому учету в компаниях:

1. Граждане, которых освободили от воинской обязанности — например, по состоянию здоровья.
2. Те, кто сейчас проходят военную службу или альтернативную гражданскую службу.
3. Женщины без ВУС.
4. Те, кто постоянно проживают не в России.
5. Иностранные граждане.
6. Служащие в службе внешней разведки и ФСБ, у кого есть звания офицеров и которые находятся в запасе.

п. 13 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях

Воинский учет ведется в отношении всех работников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.

Отсрочка от мобилизации в ИТ: кто может получить и какие документы нужны

105

С чего начать воинский учет

Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. Если у нее есть обособленные подразделения, например филиалы, ставить организацию на воинский учет в каждом городе, где есть подразделение, не нужно.

Единого регламента постановки компании на воинский учет нет. Военкоматы могут организовать процесс по-разному и запрашивать дополнительные документы. Мы дадим информацию об основных этапах, но перед постановкой на учет советуем обратиться в военкомат в вашем городе и уточнить, как устроен порядок и какие документы нужно предоставить. Список военных комиссариатов есть на сайте Министерства обороны.

В любом случае вам понадобятся:

• копии учредительных документов компании;
• заполненная карточка организации по форме 18;
• приказ об организации воинского учета.

Карточка учета организации по форме 18

Ответственность за ведение воинского учета несет руководитель организации, а также сотрудник или несколько сотрудников, которых назначили на эту работу. Они обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановые работы по подготовке сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.

Подготовьте приказ об организации воинского учета. Пропишите в нем ответственных, а также тех, кто будет заниматься учетом, когда назначенные сотрудники будут на больничном, в отпуске или отсутствовать по другим причинам.

Шаблон приказа о воинском учете DOCX · 10Кб

Количество ответственных зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.

п. 12 положения о воинском учете

Если в организации работает менее 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. Важно, чтобы он добровольно пошел на эту работу и подписал письменное согласие. Его оформляют на эту должность по внутреннему совместительству и доплачивают за работу.

От 500 до 2000 человек — заниматься воинским учетом также может один сотрудник, но для него это становится основной обязанностью. От 2000 человек — два и более ответственных за воинский учет. Они объединяются в отдельное подразделение — военно-учетный стол.

Студентам и аспирантам дали отсрочку от мобилизации: кто имеет на нее право

···

Согласуйте приказ и другие документы в военном комиссариате. Если в вашем муниципальном образовании его нет, нужно согласовать в местной администрации.

После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учет.

Руководитель компании должен выделить помещение и поставить железные шкафы для хранения военно-учетных документов. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.

п. 20, 21 методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях

Все расходы, связанные с ведением воинского учета, компания оплачивает сама.

Как вести воинский учет

Для того чтобы вести воинский учет, в компании нужно оформлять разные документы. Например, хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учета военнообязанных и подавать отчеты в военкомат.

Вот что нужно сделать, чтобы организовать воинский учет в компании.

Как вернуться в Россию из-за границы, если не вставал на воинский учет?

42

Продумайте систему документооборота. У вас должно быть несколько папок с документами: приказ об организации учета, планы работ по воинскому учету, картотеки сотрудников, журналы проверок.

У каждой папки должно быть название. Например:

• папка № 1 «Руководящие и регламентирующие документы». В ней можно хранить законы, приказы, инструкции, которые имеют отношение к воинскому учету — чтобы сотрудники могли ознакомиться с ними;
• папка № 2 «Переписка с военным комиссаром». Все общение с военными комиссариатами регистрируется и хранится в отдельной папке;
• папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». Здесь будут данные о ваших сотрудниках.

Заведите журнал проверок для воинского учета. Это документ, в котором нужно отмечать информацию обо всех проверках военкомата.

Так выглядит журнал проверок. Документ должен быть зарегистрирован в службе делопроизводства организации, пронумерован, прошнурован, опечатан и заверен подписью руководителя организации или военного комиссара

Составьте план работ по воинскому учету на год. Это документ, в котором прописаны все мероприятия, связанные с воинским учетом на текущий год.

Шаблон плана по ведению воинского учета

На плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть.

Отправьте план на согласование в военкомат. Будьте готовы внести в него изменения, если потребуется. Корректировать план можно и позже, если потребуется, но это надо будет снова согласовывать с военкоматом.

Заполните карточки на сотрудников. С 8 января 2022 года на каждого сотрудника, состоящего на воинском учете, нужно завести карточку по форме № 10. В нее вносят личные данные сотрудников, сведения о воинском учете, о приеме на работу и увольнении.

Карточка гражданина, подлежащего воинскому учету — форма № 10

Карточку заполняют при приеме военнообязанного сотрудника на работу. Хранят в электронном и бумажном виде.

Запросите у сотрудников военные билеты или другие документы воинского учета, чтобы проверить, что записи в карточках актуальны.

Заполните поле «Сверка с документами воинского учета» на лицевой стороне карточки после проверки. В нем ответственный сотрудник ставит подпись, инициалы и фамилию, а также дату, когда данные были сверены.

Заполняйте бумажную карточку шариковой ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Разборчиво, без сокращений и помарок. Семейное положение, место жительства, телефон работника вписывайте карандашом. Если данные изменятся, вы сможете поправить их, а не переписывать карточку заново.

Если вы использовали для учета старые карточки Т⁠-⁠2

В дополнение к карточке Т-2 нужно завести новые — по форме 10. В приказе нет конкретной даты, к которой это нужно сделать.

Организуйте картотеку. Все карточки должны быть распределены по нескольким разделам:

1. Офицеры запаса.
2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
3. Военнообязанные женщины.
4. Призывники.

п. 34 Методических рекомендаций по ведению учета

Внутри разделов карточки раскладываются в алфавитном порядке.

Добавьте раздел 5, если в вашей организации на воинском учете более 500 человек. Поместите туда карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах.

п. 35 Методических рекомендаций по ведению учета

Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией. Как именно хранить, требований нет.

Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учета, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военным комиссариатом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.

Проводите сверку данных с военкоматом не реже раза в год. Дату и время назначит сотрудник военкомата. Как правило, для этого ответственного за воинский учет в компании вызывают в военкомат с карточками на военнообязанных.

Сделайте запись в журнале проверок воинского учета и бронирования граждан после сверки всех карточек с сотрудником военкомата.

После сверки документов военный комиссар должен проставить отметки в карточках

Вовремя актуализируйте карточки. Скорректируйте данные, если у сотрудника изменилось семейное положение, образование, должность, место жительства или состояние здоровья. Сообщите об изменениях в военкомат в течение пяти дней после того, как внесете их в картотеку.

Отправляйте отчеты в военкомат. Есть сведения, которые надо передавать в военкомат регулярно.

Шпаргалка по отчетности, которую надо сдавать в военкомат

К примеру, если в организацию устроился сотрудник, который должен стоять на воинском учете, или такой работник уволился, данные о нем необходимо направлять в военный комиссариат в течение пяти дней со дня события по специальной форме.

Приложение № 2 к Положению о воинском учете

Все изменения в военкоматы можно направлять и через портал госуслуг из личного кабинета организации.

п. 32 Положения о воинском учете

Список отчетов, которые надо сдавать в военкомат

Вид отчета	Сроки сдачи
План работы по воинскому учету, приказ о ведении воинского учета	Ежегодно, согласовать до 31 декабря
Сверка карточек военнообязанных сотрудников	Минимум раз в год
Отчет о численности работающих и забронированных сотрудников, пребывающих в запасе, по форме 6	Сдают по требованию — сначала нужно проконсультироваться с военным комиссариатом

Сообщайте работникам, если военкомат прислал для них повестку. Сделать это нужно не позднее чем за три календарных дня до указанного в повестке срока. Если она пришла на сотрудника, который работает удаленно, находится в отпуске или на больничном, нужно составить акт о невозможности вручить повестку и отправить его в военкомат.

В начале 2024 года в России должен заработать общедоступный реестр повесток — в него автоматически будут попадать все повестки. Если повестка есть в реестре, значит, ее направили гражданину. Когда реестр заработает, уведомления о том, что сотруднику пришла электронная повестка, будут приходить и работодателю, он обязан вручить ее сотруднику. Как это будет проходить на практике, еще нет разъяснений.

Что делать работодателю, если сотрудника мобилизовали

38

Вы должны отпустить сотрудника с работы в день, когда ему нужно пойти в военкомат. Этот день оплачивается по среднему заработку.

Какие документы должны предоставлять военнообязанные сотрудники в организацию

Запросите у военнообязанного сотрудника документы воинского учета, когда нанимаете его на работу. Это может быть:

1. удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников;
2. военный билет;
3. временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.

п. 28 Положения о воинском учете

Формально, по ТК РФ, документ воинского учета при трудоустройстве обязателен. Но в то же время ТК РФ позволяет отказать в трудоустройстве, только если у человека нет нужных деловых качеств, а из-за отсутствия военного билета — нет. Поэтому принять человека без такого документа придется. Максимум, что можно сделать потом — вынести замечание или выговор за непредставление документа воинского учета.

ст. 64, абз. 5 ст. 65 ТК РФ

Письмо Роструда от 09.12.2021 № ПГ/37187-6-1

Если ответственный за ведение воинского учета в организации обнаружил, что в документах воинского учета, которые предоставил сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, необходимо сообщить об этих фактах в военный комиссариат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

подп.«г» п. 30 Положения о воинском учете

ст. 64, абз. 5 ст. 65 ТК РФ

Письмо Роструда от 09.12.2021 № ПГ/37187-6-1

Кто контролирует, как ведут воинский учет в компании

Этим занимаются органы управления ВС РФ, военкоматы и муниципальные власти. Для этого есть специальная инструкция. В ней прописано, какие проверки могут быть, как их проводить и по каким критериям оценивать, правильно ли компания ведет воинский учет.

п. 33 Положения о воинском учете

Военные комиссариаты и органы местного самоуправления должны проверять компании, в которых занято больше 500 сотрудников, каждый год. Остальные компании — минимум раз в три года. Сообщать о проверках должны заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год. Второе уведомление должны прислать за пять дней до начала проверки.

п. 57 Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета

При проверке в компании смотрят на правильность ведения учета и проверяют данные о сотрудниках, состоящих на воинском учете.

Что будет, если не вести воинский учет в организации или вести его неправильно

Оштрафовать за нарушение воинского учета могут руководителя компании или ответственного за воинский учет. Дела о таких правонарушениях рассматривают военкоматы, они же могут назначить штраф.

ст. 23.11. КоАП РФ

Насколько большая вероятность получить штраф, неизвестно. Постановления выносят военные комиссары, нет открытой базы, где их можно посмотреть. В свободном доступе можно найти только решения судов по жалобам на действия военкоматов.

Штрафы за ошибки в воинском учете до 1 октября 2023 года

Состав правонарушения	Штраф	Основание
Приняли на работу или уволили сотрудника, который должен состоять на воинском учете, но не состоит на нем, и не сообщили об этом в военкомат в срок	1000—5000 ₽ для руководителя или ответственного за учет	ч. 3 ст. 21.4 КоАП РФ
Не отправили список сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет	1000—3000 ₽ для руководителя или ответственного за учет	ст. 21.1 КоАП РФ
Сотруднику пришла повестка, а вы не сообщили о ней или не дали возможность сходить в военкомат	1000—3000 ₽ для руководителя или ответственного за учет	ст. 21.2 КоАП РФ
Не представили иные сведения или информацию по воинскому учету, обязательные по закону. Например, документы о постановке компании на учет в военкомате	3000—5000 ₽ для организации 300—500 ₽ для должностного лица	ст. 19.7 КоАП РФ

Штрафы за ошибки в воинском учете с 1 октября 2023 года

Состав правонарушения	Штраф для руководителей или ответственных за учет	Штраф для малых предприятий	Штраф для средних и крупных организаций	Основание
Не отправили список сотрудников, которые подлежат первоначальной постановке на воинский учет	40 000—50 000 ₽	175 000—200 000 ₽	350 000—400 000 ₽	ст. 21.1 КоАП РФ
Сотруднику пришла повестка, а вы не сообщили о ней или не предоставили возможность сходить в военкомат	40 000—50 000 ₽	175 000—200 000 ₽	350 000—400 000 ₽	ст. 21.2 КоАП РФ
Не предоставили своевременно или вообще не предоставили сведения для воинского учета	40 000—50 000 ₽	—	—	ст. 21.4 КоАП РФ
Не обеспечили своевременную явку сотрудников на сборные пункты или в воинские части при мобилизации	60 000—80 000 ₽	200 000—250 000 ₽	400 000—500 000 ₽	ч. 1 ст. 19.38 КоАП РФ
Не предоставили или не организовали поставку техники на сборные пункты или в воинские части в соответствии с планами мобилизации	60 000—80 000 ₽	200 000—250 000 ₽	400 000—500 000 ₽	ч. 2 ст. 19.38 КоАП РФ
Не представили иные сведения или информацию по воинскому учету, обязательные по закону. Например, документы о постановке компании на учет в военкомате	300—500 ₽	—	3000—5000 ₽	ст. 19.7 КоАП РФ

Как в вашей организации с воинским учетом?