Электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Статьи 22.1-22.3 Трудовой кодекс Российской Федерации Комментарии экспертов компании Гарант

Федеральный закон от 22 ноября 2021 г. N 377-ФЗ
"О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации"

Электронный документооборот в трудовых отношениях

ноябрь 2021 г.

22 ноября 2021 года Президент РФ подписал Федеральный закон N 377-ФЗ (далее - Закон N 377-ФЗ), который в большей своей части в тот же день и вступил в силу. Этим законом в Трудовой кодекс были добавлены три новые статьи, регулирующие порядок ведения электронного документооборота (далее также - ЭДО) в трудовых отношениях (ст. 22.1 - 22.3 ТК РФ). В нашем материале мы постараемся осветить те изменения, которые принесли эти новые нормы, и обратить внимание читателей на трудности, которые могут ждать работодателей с их применением.

История вопроса

Вопрос о законности применения электронных документов в кадровом делопроизводстве долгое время был предметом многочисленных споров. Специалисты органов власти чаще всего настаивали на том, что трудовое законодательство не предусматривает использования электронного документооборота для обязательных кадровых документов, когда речь не идет о дистанционных работниках. Так, например, специалисты Минтруда России в письме от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773 хотя и говорили о том, что работодатель самостоятельно выбирает форму ведения кадровых документов (на бумажном носителе или в электронном виде), но одновременно уточняли, что это не касается тех документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено ТК РФ. На недопустимости использования электронных документов в тех случаях, когда закон требует оформления их в письменном виде, в своих консультациях настаивали и сотрудники Роструда (см., например, ответы с портала "Онлайнинспекция.РФ"). Сторонники такого подхода находились и среди судей (определения Белгородского областного суда от 26.01.2021 N 33-304/2021, Верховного Суда Республики Коми от 29.03.2018 N 33-1853/2018, Свердловского областного суда от 28.11.2019 N 33-20160/2019, Омского областного суда от 13.12.2017 N 33-8317/2017).

Вместе с тем говорить о какой-либо последовательности органов власти в этом вопросе не приходилось. Например, исключение из правила о необходимости оформления исключительно на бумажном носителе тех документов, для которых законом установлена обязательная письменная форма, нашлось на период локдауна весны 2020 года. Тогда в различных разъяснениях чиновники указывали на возможность оформления определенных кадровых действий путем обмена электронными образами с последующим их оформлением в установленном порядке, при этом никак не обосновывая такую возможность нормативно (см., например, письмо Минтруда России от 27.03.2020 N 14-4/10/П-2741, информацию Роструда от 27.04.2020, консультации с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Еще одним интересным примером может служить отношение органов власти к оформлению в электронном виде расчетного листка. Хотя для этого документа законом также предусмотрена обязательная письменная форма (часть первая ст. 136 ТК РФ), специалисты Минтруда России и Роструда обычно не возражали против направления работникам такого документа в электронной форме. Например, Минтруд России в письме от 21.02.2017 N 14-1/ООГ-1560 высказал мнение о правомерности направления этого документа работникам посредством электронной почты. А ГИТ в г. Москве сочла приемлемым для этих целей даже использование мессенджеров (письмо от 17.09.2021 N ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297). Подобного рода консультаций хватало и на портале "Онлайнинспекция.РФ".

В судебной же практике вообще крайне часто встречалось мнение о том, что оформление тех или иных документов в электронном виде никак не противоречит требованиям ТК РФ об их письменной форме, а потому вполне законно (определения Первого КСОЮ от 23.03.2020 N 8Г-1159/2020-(8Г-8956/2019)[88-6776/2020], Нижегородского областного суда от 15.12.2020 N 33-11090/2020, Мурманского областного суда от 20.08.2019 N 33-2596/2019, Хабаровского краевого суда от 07.03.2019 N 33-1654/2019, Московского городского суда от 08.06.2018 N 33-25292/2018, от 12.03.2013 N 11-7738/13, Суда Ханты-Мансийского автономного округа от 03.03.2015 N 33-886/2015, Санкт-Петербургского городского суда от 07.10.2014 N 33-16698/2014, решение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 18.02.2016).

Мнение о полной недопустимости использования электронных документов в кадровом делопроизводстве, на наш взгляд, не вполне соответствовало и части 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", согласно которой информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе. Многие суды, даже указывая на невозможность использования в рамках трудовых правоотношений иных электронных документов, признавали, что электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, все же могут применяться (см. определение Седьмого КСОЮ от 10.09.2020 N 8Г-11673/2020[88-12944/2020], решения Амурского областного суда от 14.07.2021 N 7-286/2021, от 20.05.2021 N 7-205/2021, определение Кемеровского областного суда от 04.09.2018 N 33-8864/2018).

В любом случае необходимо признать, что никакого единого мнения о допустимости использования электронной формы документов в кадровом делопроизводстве правоприменительная практика не выработала, а господствующее в ней мнение на этот счет могло меняться в зависимости от конкретного документа.

На фоне имеющихся в профессиональной среде разногласий относительно возможности применения электронного документооборота в трудовых отношениях власти начали проводить активную подготовку по его легализации непосредственно в трудовом законодательстве. В 2016 году свой проект поправок в ТК РФ в части использования документов в электронной форме представило Минэкономразвития России. В 2017 году продвижение проектов по внедрению электронного документооборота в организациях, создание условий для повышения доверия к электронным документам, осуществление в электронной форме идентификации и аутентификации участников правоотношений были заявлены в качестве одной из основных задач применения информационных технологий в сфере взаимодействия государства и бизнеса в Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы, утвержденной Указом Президента РФ от 09.05.2017 N 203 (пп. "г" п. 41).

В 2018 году к работе активно подключился Минтруд России. В марте стартовал эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Тогда в нем участвовало только несколько крупных компаний (см. приказ Минтруда России от 26.03.2018 N 194). По его результатам чиновники сформулировали ряд связанных с ЭДО проблем, пришли к выводу о преждевременности внедрения соответствующих норм в законодательство и запланировали дальнейшую работу в этом направлении (информация Минтруда России от 19.10.2018).

Весной 2020 года был дан старт еще одному эксперименту по использованию электронных документов, связанных с работой.

На этот раз он регулировался Федеральным законом от 24.04.2020 N 122-ФЗ и приказом Минтруда России от 14.05.2020 N 240н и допускал возможность участия в нем любых работодателей на добровольной основе.

Изначально эксперимент должен был проводиться по 31 марта 2021 года включительно, однако затем был продлен до 15 ноября.

Но еще до его окончания, в мае 2021 года, группа парламентариев внесла в Госдуму проект поправок в ТК РФ части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений, которые в итоге и были приняты в качестве Закона N 377-ФЗ.

Понятие электронного документооборота в сфере трудовых отношений и область его применения

Согласно части первой ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, за исключением случаев, предусмотренных и статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Как ни печально, проблемы с применением новых положений ТК РФ начинаются уже на этапе определения области такого применения. Согласно части второй ст. 22.1 ТК РФ положения Трудового кодекса об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись, за исключением документов, указанных в части третьей ст. 22.1 ТК РФ.

Тем самым закон игнорирует главную проблему, которая и была причиной споров о применимости электронных документов в кадровом делопроизводстве: трудовое законодательство не предусматривает оформления на бумажном носителе каких бы то ни было документов, кроме сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ) и ряда документов в рамках взаимоотношений работодателей с дистанционными работниками (ст. 312.2, 312.3, 312.8 ТК РФ).

Теперь же закон, не делая никаких уточнений относительно того, какие кадровые документы по умолчанию оформляются на бумажном носителе, ограничивает этими документами сферу применения электронного документооборота, что выглядит крайне странно.

Можно было бы предположить, что статьи 22.1 - 22.3 ТК РФ как раз и распространяются только на те немногие документы, в отношение которых трудовое законодательство все же предусматривает их оформление на бумажном носителе, а также на те, с которыми работник должен быть ознакомлен в письменной форме. Однако, это, очевидно, тоже не так. Из ст. 22.3 ТК РФ явно следует, что электронный документооборот распространяется в том числе и на ряд документов, исходящих от работника (заявление об увольнении, заявление о выдаче документов, связанных с работой). Никакого требования по ознакомлению работника с такими документами закон, конечно же, не содержит, равно как и требования об их оформлении на бумажном носителе. Значит, формально правила об электронном документообороте на них распространяться не должны. Но законодатель, очевидно, считает иначе.

Вероятно, нормотворцы исходили из той же логики, которая была представлена в письме Минтруда России от 06.03.2020 N 14-2/ООГ-1773: по смыслу закона все документы, к которым предъявляется требование об их письменной форме, должны оформляться на бумажном носителе. В пользу этого вывода говорит и пояснительная записка к проекту Закона N 377-ФЗ. В ней авторы указывали, что на момент подготовки законопроекта ТК РФ не допускал оформление в электронном виде документов, для которых предусмотрено их оформление в письменном виде или ознакомление работника под роспись. А также прямо говорили о том, что положения об ЭДО будут распространяться именно на такие документы.

Сама по себе эта логика представляется не вполне обоснованной. Но даже если принимать за основу именно ее, вопросы все равно остаются. Так, формально в законе не прописано требование о письменной форме отзыва заявления об увольнении (см. часть четвертую ст. 80 ТК РФ). В связи с чем многие суды ранее даже указывали на необходимость учета нежелания работника расторгать трудовой договор по собственному желанию независимо от формы его выражения (определения Свердловского областного суда от 11.02.2021 N 33-2208/2021, Московского областного суда от 01.02.2021 N 33-3562/2021, Новгородского областного суда от 26.06.2013 N 33-983/2013). Тем не менее, из части четвертой ст. 22.3 ТК РФ следует, что и на отзыв заявления об увольнении правила об электронном документообороте тоже распространяются.

При этом закон в части третьей ст. 22.1 ТК РФ оговаривает, что правила электронного документооборота не применяются в отношении следующих документов:

- трудовые книжки и формируемые в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;

- акты о несчастном случае на производстве по установленной форме;

- приказы (распоряжения) об увольнении работника;

- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемые работником.

Введение электронного документооборота

Согласно части первой ст. 22.2 ТК РФ право принятия решения о введении электронного документооборота принадлежит работодателю. Это уже само по себе лишает работника возможности направления работодателю в электронной форме каких-либо документов, на которые распространяется действие положений ТК РФ об ЭДО, в отсутствие соответствующего решения работодателя.

Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта. Такой документ должен приниматься с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ (часть вторая ст. 22.2 ТК РФ). Закон предусматривает необходимость включения в указанный ЛНА следующих элементов:

- сведения об информационной системе (информационных системах), с использованием которой работодатель будет осуществлять ЭДО;

- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);

- перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется ЭДО;

- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, а также сведения о дате введения ЭДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Отдельно в законе оговорена необходимость утверждения работодателем порядка осуществления ЭДО - также с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (часть третья ст. 22.2 ТК РФ). Обязательных требований к его содержанию в законе не установлено, однако отмечено, что он может предусматривать:

- сроки подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними с учетом рабочего времени работника, периодичность такого подписания и ознакомления;

- порядок проведения инструктажа работников по вопросам взаимодействия с работодателем посредством ЭДО (при необходимости);

- исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, в отношении которых ведется ЭДО;

- процедуры взаимодействия работодателя с представительным органом работников и (или) выборным органом первичной профсоюзной организации и с комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Способы осуществления электронного документооборота

Согласно части четвертой ст. 22.1 ТК РФ электронный документооборот может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

- Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" в порядке, определяемом в соответствии с законодательством о занятости населения в РФ;

- информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений.

Расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя несет сам работодатель (часть восьмая ст. 22.1 ТК РФ).

Согласно части четвертой ст. 22.1 ТК РФ доступ к цифровой платформе "Работа в России" обеспечивается в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг с использованием федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме". При этом Правительству РФ предстоит утвердить порядок взаимодействия платформы "Работа в России" и информационных систем работодателя с единым порталом Госуслуг (часть пятая ст. 22.1 ТК РФ)*(1).

Взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота

Закон разделяет понятия электронного документооборота и взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота. Под таким взаимодействием понимается создание, подписание и представление работодателю электронных документов, а также получение от работодателя электронных документов и ознакомление с ними (часть шестая ст. 22.1 ТК РФ).

Введение работодателем электронного документооборота еще не означает, что работодатель может осуществлять через него взаимодействие с работниками. Для этого потребуется согласие работников, о чем речь пойдет ниже.

В силу части шестой ст. 22.1 ТК РФ взаимодействие с работодателем в рамках ЭДО может осуществляться теми же способами, которыми работодатель ведет сам электронный документооборот, а именно путем использования:

- цифровой платформы "Работа в России";

- информационной системы работодателя.

Иные же способы взаимодействия работодателя с работником в рамках ЭДО не предусмотрены в принципе. Также в законе отдельно оговорено, что теми же способами (в зависимости от того, какой из них применяется работодателем) работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять в адрес работодателя заявления, уведомления и сообщения, которые предусмотрены трудовым законодательством и в отношении которых осуществляется электронный документооборот (часть восьмая ст. 22.3 ТК РФ).

То есть если ранее на этот счет и существовали разночтения, то теперь можно заключить, что ни электронная почта, ни мессенджеры для целей обмена предусмотренными законом письменными документами более применяться не могут.

Правда, законодатель и тут проявил непоследовательность, и, в отсутствие соответствующих оговорок в части шестой ст. 22.1 ТК РФ, в дальнейшем закон предусматривает случай использования электронной почты в целях взаимодействия работника с работодателем в рамках электронного документооборота, о котором мы еще поговорим позднее.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или лицом, поступающим на работу, посредством ЭДО считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления (часть девятая ст. 22.3 ТК РФ).

Отметим, что закон прямо не устанавливает, что введение работодателем ЭДО исключает для сторон возможность обмениваться документами на бумажном носителе. Тем не менее, согласно части третьей ст. 22.2 ТК РФ работодатель вправе в рамках порядка осуществления ЭДО установить исключительные случаи, при которых допускается оформление документов, на которые распространяется ведение ЭДО, на бумажном носителе. Это предполагает, что в иных случаях такие документы должны оформляться именно в электронном, а не бумажном виде.

Переход на взаимодействие через электронный документооборот с действующими работниками

Для перехода на взаимодействие с работниками посредством электронного документооборота работодателю необходимо:

- направить работнику в срок, установленный локальным нормативным актом, на основании которого осуществляется введение ЭДО, соответствующее уведомление, в котором также будет указано на право работника дать согласие на указанное взаимодействие (часть четвертая ст. 22.2 ТК РФ);

- получить от работника письменное согласие (часть пятая ст. 22.2 ТК РФ).

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО признается отказом работника от такого взаимодействия. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем (часть пятая ст. 22.2 ТК РФ).

В настоящее время работодателю потребуется получить согласие от всех работников, в отношении которых он планирует ввести взаимодействие через ЭДО. В дальнейшем ситуация несколько изменится: с 2022 года при переходе на взаимодействие через ЭДО согласие не нужно будет получать от тех работников, у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года не имелось трудового стажа (часть седьмая ст. 22 ТК РФ).

К сожалению, в данном случае законодатель, на наш взгляд, вновь использовал крайне неудачную формулировку. Вместо того чтобы применить уже апробированный в законодательстве оборот "лица, впервые поступившие на работу после такой-то даты" (см. ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ), законодатель в данном случае зачем-то решил привязать применение этой нормы к наличию у лица трудового стажа. Проблема, однако, заключается в том, что понятие трудового стажа в трудовом законодательства не раскрывается. Определение трудового стажа имеется в ст. 2 Федерального закона от 15.12.2001 N 166-ФЗ "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации", но его применение для целей трудового законодательства даже по аналогии представляется не очень корректным.

Наиболее логичным кажется предположение, что под трудовым стажем в трудовом праве следует понимать периоды деятельности лица, которая полностью или частично регулировалась трудовым законодательством. Иначе говоря - периоды работы по трудовому договору и периоды прохождения государственной (за исключением военной) или муниципальной службы. При таком толковании в трудовой стаж, помимо периодов военной службы, не попадают, например, периоды ведения предпринимательской деятельности в качестве индивидуального предпринимателя, периоды работы по гражданско-правовым договорам и т.д.

Отсутствие согласия работника на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не может являться основанием для увольнения (часть восьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Электронный документооборот в отношениях с лицами, поступающими на работу

Согласно части шестой ст. 22.2 ТК РФ работодатель обязан проинформировать об осуществлении электронного документооборота лицо, принимаемое на работу. Эта обязанность касается любых поступающих на работу лиц.

Согласие же на взаимодействие посредством ЭДО, как и в случае с уже действующими работниками, не потребуется от тех поступающих на работу лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж (часть седьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Все остальные лица, поступающие на работу, вправе отказаться от взаимодействия с работодателем посредством ЭДО, что не может являться основанием для отказа в приеме на работу (часть восьмая ст. 22.2 ТК РФ).

При заключении трудового договора документы, предусмотренные статьей 65 ТК РФ, могут быть предъявлены лицом, поступающим на работу, в форме, согласованной с работодателем, в том числе в форме электронных документов, если иное не предусмотрено законодательством РФ (часть десятая ст. 22.2 ТК РФ).

Ознакомление лица, поступающего на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором может осуществляться в электронной форме (часть одиннадцатая ст. 22.2 ТК РФ).

Применение электронных подписей при взаимодействии работников с работодателем посредством электронного документооборота

Взаимодействие работников и лиц, принимаемых на работу, с работодателем посредством ЭДО предполагает необходимость использования электронных подписей. Применимые виды электронных подписей для работника и для работодателя отличаются в зависимости от вида подписываемого документа и используемой для ведения ЭДО системы (части первая - седьмая ст. 22.3 ТК РФ):

Вид документа	Применяемые виды цифровых подписей
	На цифровой платформе "Работа в России"		В информационных системах работодателя
	Работником	Работодателем	Работником	Работодателем
- трудовые договоры; - договоры о материальной ответственности; - ученические договоры; - договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; - соглашения об изменениях указанных договоров; - приказы о применении дисциплинарного взыскания; - уведомления об изменении условий трудового договора	- усиленная квалифицированная электронная подпись; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства*(2); - простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.	- усиленная квалифицированная электронная подпись; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства.	- усиленная квалифицированная электронная подпись; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства*(2).	усиленная квалифицированная электронная подпись
- согласие на перевод; - заявление об увольнении; - отзыв заявления об увольнении				-
иные документы			- усиленная квалифицированная электронная подпись; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства*(2); - простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи	- усиленная квалифицированная электронная подпись; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора; - усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства*(2)

*(2) Под усиленной неквалифицированной электронной подписью, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства, в данном случае понимается усиленная неквалифицированная электронная подпись, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке (часть вторая ст. 22.3 ТК РФ).

Отсутствие у работника или лица, принимаемого на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника (часть восьмая ст. 22.2 ТК РФ).

Работодатель несет расходы на получение работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использование (часть двенадцатая ст. 22.2 ТК РФ). Как видно, вопрос о том, как именно работодатель несет соответствующие расходы, в законе не урегулирован. Поэтому не вполне ясно, должен ли работодатель самостоятельно оплатить получение работниками подписей или может просто компенсировать работнику соответствующие расходы.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (часть тринадцатая ст. 22.2 ТК РФ).

Особенности выдачи работникам копий документов, связанных с работой, при введении электронного документооборота

Если раньше вопрос о возможности подачи работником заявления о выдаче копий документов, связанных с работой, в электронной форме являлся спорным, то теперь, полагаем, такая возможность в общем случае есть только у работников тех работодателей, которые приняли решение о введении электронного документооборота, и только в том случае, если они согласились на взаимодействие с работодателем посредством такого документооборота.

Такие работники могут подать указанное заявление как в письменной форме, так и в порядке, установленном работодателем, через информационную систему работодателя или по адресу электронной почты работодателя, либо направить через цифровую платформу "Работа в России" при условии использования работодателем указанных информационных систем в целях осуществления электронного документооборота (часть десятая ст. 22.3 ТК РФ).

Как видно, упомянутая выше норма имеет особенность относительно всего прочего зафиксированного в законе порядка применения электронного документооборота в трудовых отношениях. Помимо двух предусмотренных частью шестой ст. 22.1 ТК РФ способов взаимодействия с работодателем посредством ЭДО, она также допускает подачу заявления по адресу электронной почты, что автоматически создает ряд законодательных пробелов, поскольку для такого способа взаимодействия закон регулирования не предусматривает. Так, например, неясно, нужно ли использовать в такой ситуации электронную подпись (и какую именно). Также для такого способа взаимодействия не урегулирован вопрос с моментом, когда сообщение считается полученным работодателем (конечно, логично было бы в такой ситуации применять часть девятую ст. 22.3 ТК РФ по аналогии). Представляется для работодателя урегулировать данные вопросы в рамках упомянутого в рассматриваемой норме порядка.

В силу части одиннадцатой ст. 22.3 ТК РФ, получив от работника заявление в порядке взаимодействия посредством ЭДО, работодатель обязан безвозмездно предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления запрошенные документы или их заверенные надлежащим образом копии на бумажном носителе. Если же работник обращается к работодателю за выдачей документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, он согласно той же норме вправе указать в заявлении желаемый способ получения документа:

- в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом;

- в форме электронного документа, в том числе путем его размещения на портале Госуслуг в случае взаимодействия в целях осуществления электронного документооборота информационной системы работодателя с порталом Госуслуг* либо в личном кабинете работника на цифровой платформе "Работа в России" при условии ее использования работодателем в целях осуществления электронного документооборота.

При этом закон не уточняет, как работодателю следует выдавать документы, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, если работник в заявлении не уточнил способ их выдачи. Если в такой ситуации невозможно уточнить у работника желаемый способ выдачи, представляется целесообразным осуществить выдачу обоими предусмотренными законом способами.

Для работников, которые отказались от взаимодействия с работодателем посредством ЭДО, с точки зрения получения копий документов, связанных с работой, ничего не изменится: таким работникам работодатель обязан безвозмездно предоставлять соответствующие документы на бумажном носителе, на что прямо указано в части девятой ст. 22.2 ТК РФ.

Требования к электронным документам

Пока требований к электронным документам законом не установлено. Однако с 1 марта 2023 года вступает в силу часть седьмая ст. 22.1 ТК РФ, которая предусматривает, что при создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам электронных документов. Такие требования надлежит надлежит установить Минтруду России по согласованию с Минцифры России и Росархивом.

Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России" (часть четырнадцатая ст. 22.3 ТК РФ).

Расходы на создание, использование и хранение электронных документов несет работодатель (часть восьмая ст. 22.1 ТК РФ).

Обеспечение работникам доступа к электронным документам

Согласно части двенадцатой ст. 22.3 ТК РФ по заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путем направления электронного документа в личный кабинет работника (при наличии) на едином портале Госуслуг в порядке, предусмотренном Правительством РФ*(1).

Правительству РФ также надлежит утвердить и порядок предоставления работнику электронных документов, созданных с использованием цифровой платформы "Работа в России", и порядок его доступа к ним посредством единого портала государственных и муниципальных услуг (часть пятнадцатая ст. 22.3 ТК РФ).*

Применение электронного документооборота при возникновении чрезвычайных обстоятельств

В силу части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ в случае катастрофы природного или техногенного характера, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и в любых исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части, работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе в соответствии с локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, временно обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в форме электронного документа или электронного образа документа (документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Как видно, закон не уточняет, что решение о наличии каких-либо исключительных случаев, о которых идет речь в этой норме, должно приниматься органами власти. Соответственно, работодатель самостоятельно оценивает, имеют ли место перечисленные обстоятельства в конкретной ситуации. В этом формулировка части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ аналогична тем, которые использовались в части второй ст. 72.2 ТК РФ (о временном переводе работника на другую работу без его согласия) и ст. 312.9 ТК РФ (о временном переводе работника на дистанционную работу по инициативе работодателя). Поэтому представляется логичным применение по аналогии к части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ разъяснений из п. 17 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2: на работодателе лежит обязанность доказать наличие обстоятельств, с которыми закон связывает возможность временно обмениваться электронными документами.

Закон также не конкретизирует понятие "последующего представления соответствующих документов на бумажном носителе" - в связи с чем не вполне ясно, когда именно такой момент должен наступить. Логично предположить, что соответствующая обязанность не возлагается на стороны до момента прекращения перечисленных в рассматриваемой норме исключительных обстоятельств. Однако должны ли стороны предоставить друг другу документы, электронными копиями которых они обменивались в этот период, в первый же день по его окончании или у них есть на это какой-то разумный срок?

Не конкретизирован и вопрос об ответственности работника в случае непредоставления документов. На наш взгляд, логично было бы говорить о том, что, не предоставляя документы в такой ситуации, работник нарушает свои трудовые обязанности и может быть подвергнут дисциплинарной ответственности (по аналогии со случаями, когда работник не предоставляет работодателю трудовую книжку, которую получил у него для целей обязательного социального страхования, - см. ответы Роструда).

Норма части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ не содержит никаких ограничений относительно ее применения при выдаче работникам копий документов. Соответственно, при наличии перечисленных в ней обстоятельств заявление о выдаче документов может быть подано работником в том числе и в электронной форме. В свою очередь, и работодатель формально вправе предоставить работнику запрошенные им копии документов также в электронной форме. Однако, очевидно, что, когда соответствующие документы требуются работнику для предоставления в иные организации, такая форма их предоставления может создать для него трудности в реализации его прав. Поэтому полагаем, что даже при перечисленных в части тринадцатой ст. 22.3 ТК РФ обстоятельствах работодателю целесообразно предоставлять работнику запрошенные им копии документов на бумажном носителе, если сам работник не указал на возможность их предоставления в электронной форме.

Электронный документооборот во взаимодействии с дистанционными работниками

Новый закон об электронном документообороте не затронул порядок взаимодействия между работодателями и дистанционными работниками. Хотя порядок такого взаимодействия, урегулированный в ст. 312.3 ТК РФ, и отличается от тех принципов, которые заложены в статьях 22.1 - 22.3 ТК РФ, он, соответственно, продолжает применяться, являясь специальным регулированием. Подробнее о порядке взаимодействия работодателя и дистанционного работника, в том числе с использованием электронных документов, читайте в материале Энциклопедии решений.

Вместе с тем в статье 312.1 ТК РФ появилась новая норма, на основании которой работодатель вправе принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3 ТК РФ.

Таким образом, работодатель фактически вправе отказаться от порядка взаимодействия с дистанционным работником, предусмотренного ст. 312.3 ТК РФ, и перейти к новому, предусмотренному статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ. При этом необходимость наличия согласия на это дистанционного работника из закона не следует.

Заключение

Подведем некоторые итоги в виде сжатых тезисов:

- теперь по смыслу ТК РФ документы, в отношении которых трудовое законодательство устанавливает необходимость соблюдения их письменной формы, по умолчанию должны оформляться на бумажном носителе;

- возможность оформления таких документов, а также документов, с которыми должны быть ознакомлены работники, в электронном виде теперь имеется только в случае введения электронного документооборота в порядке, предусмотренном новыми статья 22.1 - 22.3 ТК РФ, и в случаях, предусмотренных главой 49.1 ТК РФ, во взаимоотношениях работодателя с дистанционными работниками;

- решение о введении ЭДО принимает работодатель;

- ЭДО ведется с помощью портала "Работа в России" или информационной системы работодателя;

- взаимодействие с работодателем посредством ЭДО (включая направление работником заявлений, уведомлений и сообщений) будет осуществляться с помощью той же системы, в которой ведется ЭДО;

- использование электронной почты или мессенджеров для взаимодействия в рамках ЭДО законом не предусмотрено. Исключение сделано только для случаев подачи работниками заявлений о выдаче копий документов, связанных с работой, - такое заявление может быть подано работниками, осуществляющими взаимодействие с работодателем посредством ЭДО, в том числе и по электронной почте;

- решение работодателя о введении ЭДО оформляется локальным нормативным актом;

- работодатель самостоятельно определяет, в отношении каких видов документов и категорий работников вводится ЭДО, что указывается в ЛНА о введении ЭДО;

- работодателю также необходимо утвердить порядок осуществления ЭДО;

- для перехода на взаимодействие посредством ЭДО необходимо уведомить об этом работников и - в общем случае - получить их согласие. Отсутствие согласия работника приравнивается к отказу. Отказ от взаимодействия посредством ЭДО не является основанием для увольнения;

- соискатели при приеме на работу уведомляются о ведении работодателем ЭДО. Работодателю в общем случае необходимо получить их согласие на взаимодействие посредством ЭДО. Отсутствие такого согласия не является основанием для отказа в приеме на работу;

- согласие на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 года отсутствует трудовой стаж;

- при заключении трудового договора документы, предусмотренные ст. 65 ТК РФ, могут быть предъявлены в электронной форме. Ознакомление с локальным нормативными актами, коллективным договором при приеме на работу может осуществляться также в электронной форме;

- перешедший на ЭДО работодатель обязан предоставлять копии документов, связанных с работой, на бумажном носителе как работникам, в отношении которых взаимодействие осуществляется посредством ЭДО, так и работникам, отказавшимся от такого взаимодействия. Копии электронных документов должны выдаваться работникам, взаимодействие с которыми осуществляется посредством ЭДО, по их выбору - или в виде копии на бумажном носителе, или в виде электронного документа;

- для взаимодействия посредством ЭДО работником и работодателем применяются электронные подписи. Отсутствие у работника электронной подписи не является основанием для увольнения или отказа в приеме на работу. Расходы на получение работником электронных подписей несет работодатель. Работники могут использовать ранее полученные подписи;

- требования к электронным документам, которые должны будут применяться с 1 марта 2023 года, утвердит Минтруд. Сроки хранения у электронных документов такие же, как и у их бумажных аналогов;

- при возникновении чрезвычайных обстоятельств работник и работодатель, которые в обычное время не взаимодействуют посредством ЭДО, вправе временно обмениваться документами в форме электронного документа или электронного образа документа (скан или фото документа) с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе. Для этого работодателю потребуется принять соответствующий ЛНА;

- взаимодействие работодателя с дистанционными работниками осуществляется в том же порядке, что и раньше. Однако работодатель вправе перейти на тот порядок взаимодействия, который предусмотрен статьями 22.1 - 22.3 ТК РФ.

*(1) Положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя, с порталом Госуслуг, применяются только с 1 сентября 2022 года (ч. 3 ст. 2 Закона N 377-ФЗ).

Сутулин Павел,
юрисконсульт